（四）公文标印格式

        公文有一定的标印格式，这是保证质量和行文效率的要求，是法 定权威性和约束力在形式上的表现，也是其内容和效能所决定的。格 式的特点是标记准确、结构严整、大体一致。我国已经基本形成一套 统一的科学的公文格式。《办法》和《条例》对此都有说明，现在其 项目、排列、尺寸都由国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》 作了规定。公文一般由版头（发文机关）、份号、密级、紧急程度、 发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、 成文日期、印章、附注（印发传达范围）、主题词、抄送机关、印刷 版记（印发机关和时间）等组成。基本按顺序排列，请看例文。
例文5
编号 OOOOx x x
中共中央文件 中发[1983] 1号 -★-
i [秘密]
中共中央关于印发 《当前农村经济政策的若干问题》的通知
各省、市、自治区党委，各大军区、省军区、野战军党委，中央各部 委，国家机关各部委党组，军委各总部、各军兵种党委，各人民团体 党组：
现将经中央政治局讨论通过的《当前农村经济政策的若干问题》 作为草案，发给你们试行。
中央要求：中央、国务院各部门和各地党委、政府的领导同志经 常到农村了解新情况，总结新经验，解决新问题，并及时向中央报
告。
(此件发至县、团级，可登党刊）
中共中央 一九八三年一月二曰 正式文件的标印格式，可以分为主体结构、附加标记和款式规定 三方面，现在联系例文介绍如下：
1.主体结构
是指公文中表达实际内容的主要文字成分，它是公文主体不可缺少的，其各部分在整体中有固定的位置。顺序看来，大体是这样的：
(1)标题
公文标题，由三部分组成：发文机关名称、主要内容（公文主 题，通称为“事由”）、文种（公文种类名称）。放在正文主体的最前 面，位于发文字号和间隔线下方，居中。铅印要用大于正文的字体。 上面的例文，由于版头已经标明发文机关“中共中央”，标题上就略 去了，抄送时因为没有版头，要添上去。内容是“关于印发《当前农 村经济政策的若干问题》”，“通知”是所属公文种类的名称。
向社会或机关工作人员发布的公文，如“公告”、“通知”、“命 令”等，标题中写进机关、事由反而累赘，可以酌情略去其中一项， 或两项全略去。惟有“文种”不能省略。
(2)签发人
一般公文签发，签发人姓名签在拟文纸上；这里指的是正式文件 上的。凡上报的公文应在首页文头间隔线右上边标明“签发人”，后 面标注签发人姓名。命令，签发人在文末，注明职务。
(3)主送机关
主送机关指受理此公文的机关，即接受或承办（贯彻执行、知 照、研究、答复）的受文单位，俗称“抬头”、“上款”，即上述例文 中的“各省、市、自治区党委……”。主送机关名称应当用全称或者 规范化简称或者同类型机关的统称（如例文），写在标题之下，正文 之前，顶格，字体同正文。请示一般只写一个主送机关，如需同时送 其他机关，应用抄送形式。向全社会和机关全体人员发布的公文，可 以略去此项。
(4)正文
公文表述的内容主要在正文，位于标题或者主送机关的下面。形 式上较长的公文通常由开头、主体、结尾三部分组成；内容上一般由 依据、说明、决策（运载意见、决策的）三部分或者情况、说明、结 论（运载信息、情况的）三部分组成。当然有的只有一部分或二部分，由具体内容和欲起的效用决定。总的说来，从内容上看，要交代 清楚什么人什么事，要确凿无疑；观点要鲜明，这件事怎么样，要受 文单位做什么，要明白无误。上面所举例文上来就说明：“现将经中 央政治局讨论通过的《当前农村经济政策的若干问题》作为草案，发 给你们试行。”是经政治局讨论通过的，是草案，发下去是试行的。 明明白白。“中央要求”哪些部门和领导同志做什么，毫不含糊。从 形式上看，条理层次很清楚，文字简练确切，标点符号精确无误，篇 幅短小一目了然。而人名、文稿名也很准确。
(5)附件
有的公文有附件，它与正文共同构成一份完整的文件。附件有两 类。一类是补充说明主体内容的附件，实际上主件就是因为它才制发 的，其名称作为事由可加书名号写进标题。上述例文就有这样附件, 那就是《当前农村经济政策的若干问题》，在标题里写明了，不在主 件里再作标注，直接附在主件之后。一般发布、转发、印发、批转的 公文，大都这样处理。上面例文是转发，《当前农村经济政策的若干 问题》是转发件。另一类是补充说明主件某一方面内容的附件，现在 所说的“附件”，主要指这一种，标题上不列出其名称；公文如有附 件，应在正文之后顺序注明其件数、名称。附件本身置于主件之后， 与主件装订在一起。
(6)发文机关名称
发文机关的名称，俗称“落款”、“下款”，在正文之后偏右处。 应当用机关全称或规范化简称。所谓“规范化简称”，如上面例文的 “中共中央”。联合发文应将主办机关排列在前。
(7)成文日期
成文时间写在公文的制发机关署名之下，用公元、阳历、用小写 汉字数码或阿拉伯数码，不能省略“年” “月” “日”，也不能省略数 字，如“一九八四年”不能写作“八四年”。这里所说成文日期，不 是印发日期（印发日期可以文尾另行标出）。一般署会议通过或者领
公务文体
导人签发的日期；联合行文的，按最后一个机关的领导人签发的日 期。决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文，成文日期加 括号标注于标题下方居中之处；会议通过的，写明通过肘间还要写会 议名称。
(8)印章
除“会议纪要”和印制的有特定版头的普发性文件外，公文应该 加盖发文机关印章。这是公文正式成文生效的标志，在印制之后、送 发之前完成。印章盖在机关名称和日期上，要求上不压正文，下要骑 年盖月。印章要和落款的机关名称完全一致。
大量印发的文件，可用套红印模一起印；上述有固定版头的普发 性文件不用印信，版头代替了印章的作用。
(9)抄送机关
公文除主送机关（阅处）外，还需要将内容告知其他上级、平 级、下级或不相隶属机关的，即送有关机关或领导人（阅知）的，要 在文件尾部写上抄送机关名称或领导人姓名。抄送机关名称标注于印 制版记上方。过去按“惯例”又分“抄报”与“抄送”，“抄报”是送 上级机关、领导的，“抄送”是送平级或下级机关的。
(10)附注
即附带说明的事项。
以上十部分构成公文主体，其中第（5)、（6)、（8)、(10)四项 不是每份文件都必有的，要看情况需要而定。
2.附加标记
又称“版式”，是公文主体之外，构成文件不可缺少的标记部分。 由《公文处理条例》和《公文处理办法》在约定俗成的基础上规定下 来。
(1)版头
文件的刊头，在首页上端，叫“文头”。文头包括版头、文号、 份号、密级、紧急程度、签发人等，下面用一条间隔线隔开。间隔线在党的的机关是当中带五角星的横线，政府部门是一条横线，现多数 单位已混用不分。其中最重要的是版头，标明哪个机关的公文。版头 由发文机关全称或规范化简称加“文件” 二字组成，按规格用大字居 中连同间隔线套红印在文头上，如例文上的“中共中央文件”，就是 通用的公文版头之一；另一种原是用于公函的，只印上机关全称，原 叫函头或名头，现再加括号注明文种名称，也是正式发文版头（下面 还要详细介绍）。联合行文、版头可以用主办机关名称，也可以并用 联署机关名称。在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族文 字和汉字印刷。
(2)发文字号
为了便于立卷、归档、査阅、催办，把机关所制发的公文按顺序 编号，每一文件上的号就叫发文字号，又叫文号。发文字号，由机关 代字、发文年度、发文顺序号组成。标注于版头下方居中或者左下 方。如上面所举例文中的“中发[1982] x x号”，“中发”是中共中 央发文代称，[1982]是成文的年份，“x x号”是本年发文顺序号 码。国务院代字是“国发”，国务院办公厅发文代字是“国办发”。地 方政府发文代字多用两字“x x发”，前字是地方，后字是机关；有 些机关发文较多，代字也多用“x x字”，“xx x字”，前字表示发 文机关，后字代表拟文部门。如，“鲁财字”是山东省财政厅拟制的 公文。“交海字”，是表示交通部海洋司拟制的公文。联合行文，一般 只标注主办机关的发文字号。公文副本一般不用版头，文号标在标题 的右下端。
公函和公文要区别开来单编号，代字中加进一个“函”字，如 “京教函”即北京市教育局公函，“交函海字”，即交通部海洋司所发 公函。公函的函号，标在公函标题下端右侧。
有些文件像令、公告等，发文字号用“第x x号”；有的文种有 时不用发文字号。
(3)份号
即公文印刷份数的顺序号，标注于公文首页左上角。秘密公文应 当标明份号，按期收回的，更不可遗漏此项。
(4)密级
密级即公文的秘密等级，分“绝密”、“机密”、“秘密”，标注在 首页左上部分号下方，或版头右上方，或例文标注处。要从实际出 发，不要随意提高。有的公文虽然要公开或在报刊上发布，但下达时 是保密的或有一定阅读范围，还是要写上机密等级。
(5)紧急程度
这是对公文送达和办理的时间要求。紧急公文分“特急”、“加 急”、“急件”，一般的可不标。紧急电报应当分别标明“特提”、“特 急”、“加急”、“平急”。缓急程度的划分要从实际出发。
(6)印发传达范围
根据保密等级和工作需要，公文有一定的阅读、传达范围，加括 号标注在成文日期左下方。如：（此件发至省、军级），（此件发至县、 团级，传达到全体党员），（此件可登党刊并自行翻印）等。
(7)主题词
公文内容不是一眼可以看完的，为了方便阅读、分类、保管、査 找，要求提纲挈领地标明内容要点。封建社会有“贴黄”、“引黄”， 以小黄纸标出贴在公文之上；民国以后有以“案由”来写的，都不够 理想。改革开放以来，在文尾部分加了一个栏目“主题词”，简明指 出文件主要内容和文种；要按上级机关的要求在《公文主题词表》上 选词标注，位于文尾“抄送机关”的上方，黑体印、顶格排。一般是 选取其中能反映文件主要是哪方面内容和文种的规范化名词或名词性 词组嵌成的。现在我国常用的主题词表主要有两套，一是中共中央办 公厅秘书局1993年7月编制出版的《公文主题词表》（中国经济出版 社1993年8月第1版），有430页；一是国务院办公厅秘书局1994年 4月修订、6月执行的《国务院公文主题词表》，分主表附表，共15 类1000个词汇组成。两者各有优长。有些省部级机关体系还根据具体情况将此表进一步具体化，与“公文处理细则”配合发表在本体系 使用。上报的公文必须使用上级机关发布的主题词表。词表有三个层 次，第一层是对主题词区域的分类；第二层是类别词，即对主题词的 具体分类；第三层是类属词。第一层的是用于査找，第二，第三层用 于文件的标引。标引的方法顺序是：先标类别词，再标类属词；在标 类属词时，先标反映内容的词，后标反映文件形式的词。如，《国务 院关于加强水土保持的通知》，先标类别词“农业”，再标内容类属词 “水土保持”，最后标上形式类属词“通知”（实际上即文种)。整个主 题词就是“农业水土保持通知”，每个词汇中间空一隔。再如中 共中央办公厅发布《公文处理条例》文件的主题词就是“文件处理 条例”，国办发布《公文处理办法》文件的主题词是“公文管理 办法通知”。如果一份文件有两个以上主题内容时（双主题等），先 集中对一个主题内容标引，再对第二个主题内容标引，最后标形式上 的类属词（两个也可如上法联标）。一份文件主题词的标引，不超过 五个词，特殊情况下也不可超过八个。表上没有的，即在表上找不出 反映文件主题的类属词时，可在类别词中选择标引，实在没有合适 的，也可按规范自拟。请注意，公文主题词是为保管检索标出的内容 文种范围的类别的，与语文课写作课上概括出来的“主题”有别。
(8)印刷版记
有些公文在文末要标上印发情况，由公文印发机关名称、印发日 期和份数组成，位于公文末页文尾下端，大体格式是这样：
X X X X办公厅 一九X X年X月X日印发
共印X X X X X份 用印的末页如无正文，要顶天加括号注明（此页无正文)。
3.款式规定
(1)公文的印制款式
I.公文的汉字横写横排；少数民族文字按其书写习惯排印。
n .公文用纸幅面规格，可采用16开型（长260毫米，宽184毫 米），也可采用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米)。 m ?左侧装订。
上行平行下行各种文件，文头、文字、文尾各部分，即主体结构 和附加标记都有一定位置和尺寸，一旦确定，不要随便改动。
(2)公文发布的版头形式及适用范围
I.以发文机关文件名义发：SP，发文机关名称后加“文件”构成版 头。如《中共x x文件》，用于发布、传达贯彻方针、政策和重要工作 布置，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。
n.以发文机关名称加括号注文种的形式发：即在版头上用发文 机关全称后加括号，内填文号。如《中国共产党X X X X委员会(X x)?,用于通知重要事项、发布任免通知批复下级机关的请示，或用 于向上级机关请示报告工作。也可不要括号及其中的文种，成为《中 国共产党X X X委员会》的形式。
n.以办公厅文件名义发：即，版头上以本机关的办公厅（室） 名称后加文件或加括号内填文种。如《中共X X办公厅文件》《中共 XXX X办公厅（X x)?,用于各级党委办公厅（室）根据主机关授 权，传达指示，发布有关事项，答复下级机关的请示，转发上级机关 的文件，批转下级机关的报告、请示，向上级机关报告、请示工作； 或发布该办公厅（室）职权范围内的事项。
与此同级的是以本级机关下属各部门名称加“文件”或加括号内 注文种。如《中共X X X X部文件》，《中共X X X X部（XX)》，用 于本级机关下属的办公厅（室）以外的各部门发布本部门职权范围内 的事项，向上级机关报告、请示工作。
这三种被称为发文的三层格式。政府机关和人民团体发文基本与 此一致，按惯例叫“准此”，或“照此办理”。
我国的公文格式已由国家技术监督局1988年6月5日发布了国家 标准，各部分图文区域尺寸皆有详细明确的规定，是必须遵守的标准规范。但它属于印刷“技术性”的，这里就不做详细介绍了。现只将 上面讲述的主体结构与附加标记的各项目排列示意如下页（非原大原 距），供执笔者参阅。
代 码 份 号 密 级 紧急程度
版 头
发 文字号
签发人：（上行公文有)
 -★- 
 公文标题 
主送机关： (附件份数） 正 文 
注释： (阅读范围） 附 件 主题词：  发文机关落款 发文时间
抄送：  
印制机关  印发时间
印数