个人书信的书写格式与基本要求

个人书信的书写格式与基本要求

个人书信，是指家人、亲戚、朋友、同志之间询问生活状况、叙 谈友情、交流思想、传递信息、研究工作、讨论问题等等而写的私人 信件。

下面是一封简短的家信：
妈妈：
您好！
7月5日的信和包裹均巳收到。得知妈妈已经恢复健康，麦子又 获得了大丰收，我和惠玲就放心了。

您让买的三九胃泰，在收到信的当天下午就已寄回两盒。不几 天，小王就会送到您手边的。
我们俩一切都好，小虎长得壮实可爱，在幼儿园里也很乖，请妈 妈不必挂念。今年暑假，我们一定会回家看望敬爱的妈妈。
望妈妈多多保重身体。
敬颂
安好！
儿宏伟工 媳惠玲
7月15日
附：小虎近照一张。

一般书信，大都分六个部分。

1.称谓。称谓就是对写信人的称呼。上面短信中的“妈妈”就 是这一部分。信上怎样称呼，要看写信人和收信人是什么关系。一般 说来，平时对收信人怎样称呼，信上就怎样写。写给同学、同志、战 友的信，可以直写名字，也可以在名字后面加上“同学”、“同志”、 “战友”，如“志强”或“志强同学”等；如果名字只一个字，直呼名 字可以，若要加上“同学”等称呼，一般应写上姓，如“刘琪同学” 等。写给兄弟姐妹的信，比自己年长者称“哥（兄)”、“姐（姐姐）”； 或者在称呼前面加上排行，如“大哥”、“大姐”；比自己年幼者称 “弟”、“妹妹”等，也可以直写名字。写给晚辈的信，直写名字，或 者在名字后面再加称呼，如“晓东”或“晓东儿”。写给长辈的信， 一般不能写名字，而要写尊敬的称呼，如“奶奶”、“爸爸”等，不过 对某些长辈，为表示和其他人有区别，也可以在称呼前面加上名或 姓，如“德忠大叔”、“马老师”；也可以在对长辈称呼的前面加上 “尊敬的”、“亲爱的”、“敬爱的” 一类表示亲热和敬意的词。对学有 专长、年高望重的老科学家、老教育家等，为了表示尊重，也可在姓 之后加上个“老”字，如“郭老”、“叶老”等。有时为了表示郑重和
尊重，写信人也可以用职务来称呼收信人，如“王院长”、“雷教授”、 “周工程师”等。
称呼应从信笺第一行顶格写起，单独占一行，以表示尊敬和有礼 貌，后面要加冒号，表示下面有话要说。

2.问候。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人关心的表示。 人们平时见了面，还要问声“您好！” “最近忙吧？”等等，何况书信 一般多是写给不常在一起、不能见面交谈的人呢！上面短信中“您 好!”便是。
问候语的选用，应根据和收信人的关系、写信的时间环境而定， 既要有礼有节，也要有针对性。例如对老年人，可以问健康状况： “您身体好吧?” “近来身体好吧?”对一般人则可问声：“您好!” “近 好!” “工作顺利、精神愉快吗?”对在校的学生，可以问问学习情况: “学习紧张吧！” “学习忙吧！”对新婚夫妇，可以说：“新婚快乐吧！” 若知对方有病，则可问“病好了吗?”对方刚出医院，便可用：“恢复 健康了吗?”如果适逢节日，便可用节日的问候，如“新年好!” “新 春偷快!” “值此新春佳节之际，谨向您及其全家致以节日的问候!” 如果适逢季节变换之时，便可问寒问暖，如“当此春风送暖的日子 里，您身体一定很健康吧！”
问候的话，可以紧接称呼语后面写，也可以写在称呼语的下一 行，空两格，单独成为一个段落。

3.正文。正文是书信的主要部分。凡是要告诉对方的事情，回 答对方的问题，或向对方询问的情况等等，都要写在这一部分。
具体说来，正文可分为连接语、主体文和总括语三个部分。
连接语有承上启下的作用，是在问候之后，说明为什么要写这封 信。例如“许久没有通信了，很是想念，特地写信问候。” “喜闻你考 上大学了，夙愿得偿，特去信向你表示祝贺。” “我在学习古典文学 时，有一个问题百思不解，今写信向您请教。” “听说西安新华书店正 在出售广西人民出版社出版的《古代诗词曲名句选》，请你代买一本。”如果写的是回信，先要写明“X月X日的来信已经收到，请勿 念。”之类的话。
正文的主体文要另起行空两格写起。如果要说的话，要托办的事 较多，就应该分段来写，一件事或一层意思写成一个自然段，这样显 得眉目清楚，对方也一目了然。上面那封短信中，从“7月5日”到 “看望敬爱的妈妈”就是主体文，分了三个自然段。如果是复信，最 好在主体文开始时先把来信中询问的问题，或者委托过什么事情，有 什么结果等，明确地告诉对方，因为这是收信人最关心的事情，然后 再写自己要说的话。
主体文是书信的主要部分，写信时不仅要把要说的话、要办的事 说明白，写清楚，而且要简明扼要，措辞得当。
总括语，这是主体文将要结束时，总括一下全信的内容，以加深 收信人的印象，使收信人能更好地掌握全信的内容。例如“总之，拜 托之事，请你在百忙中尽快办妥。” “请教的问题，请不吝赐教。”等 等。上面那封短信中的“望妈保重身体”这句话就是总括语。如果认 为没有必要，也可以不写。

4.结尾。结尾是写完正文，临结束时写上一句祝颂或表示敬意 或勉励的话。这是一种礼节。上面短信中的“敬祝安好”便是。我国 历来是讲究文明礼貌的，祝颂语也是多种多样，写信时该用哪个祝颂 语更为合适，这要根据自己同收信人的关系、信的内容，以及有关具 体情况而选用，切不可信手拈来。一般说来，给长辈写信，可以写 “祝您安好”、“敬颂健康”、“敬祝全家平安”，等等。给平辈写信，可 以写“祝你健康”、“祝你进步”、“祝幸福”、“祝工作顺利”，等 等。给晚辈写信，一般不写祝愿的话，而写希望、勉励一类的话，如 “望努力学习”、“希你努力工作”、“盼儿工作顺利”，等等。给组织或 领导写信，可以写“妥否请批复”、“请指正”、“并请函复”、“此 致敬礼”，等等。若遇到节日，可以写“敬祝春禱”（春节）“祝 你节日愉快”等。如慰问病人，可以写“祝早日恢复健康”、“敬
祝痊安”（病愈后）等。
另外，对我国古代流传下来的祝颂语也可以适当地选用。如对编 辑人员，也可以写“祝编安”；对教师，也可以写“即颂教祺”； 对搞创作的，也可以写“即颂著安”；对夫妇二人，也可以写“祝 俪安”，等等。
祝颂语的格式，一般先写“此致”、“祝你”等词语，这样的词语 可以紧接正文写，也可以另起一行空两格写；“敬礼”、“近安”、“生 日快乐”等词语，一定要另起一行顶格写，表示尊敬。“生日快乐” 等词语后面，一般不用感叹号。如果正文结束处正好在一行的末尾， 右边写不下其他字了，则应另起一行，空两格写“此致”、“祝”等 词；另起一行顶格写“敬礼”、“健康”等词。

5.署名。署名，是指在书信的最后一行署上写信人的姓名，有 时还要在名字前面加上称谓，如“弟 X X”、“儿 x x”等。署名 的写法，同样也要考虑和收信人的关系。一般地说，署名和称谓要对 应。如果是写给平辈的信，可只写名字，不用自称，不带姓。如果关 系不太密切，或初次写信，以写全姓名为好。给长辈写信，要在署名 前加上自称，上面短信中的“儿”、“媳”便是。给晚辈的信，一般只 写自称，如“父”、“姑姑”等，也有的还加上名字，或只写名字。
署名应写在正文结尾后面一行的后半部分，也就是全信的右下 角。自称和名字一般各占一行，先写自称，后写名字，名字写在下一 行的自称之后。

6.日期。信的最后，在署名的下一行，再稍靠后一点，写上发 信的日期，上面那封短信中的“7月15日”就是。这也是一封书信中 不可漏掉的一部分。有了日期，不仅便于收信人査收，而且往往与信 的内容密切相关。如有的信上说：“昨天收到你的来信”、“明天我们 就去上海实习”等，如果不写明写信日期，收信人就弄不清你所说的 “今天”、“明天”到底是哪一天。日期一般要写公历（阳历），如果写 的是农历（阴历），就应在日期前边加上“农历”或“阴历” 二字，以免发生误会。写日期时，一般只写清月、日即可。如果是重要的， 或者是时间性较强的信件，除了写年、月、日以外，还要写明更为确 切的时间，如“1990年4月3日凌晨5时50分' 节日前夕或节日期 间写信，也可以用节日名称代替日期，如“元旦前夕”、“春节”、“端 午节”等。如果在旅途中写信，还可以在日期后面附带写上写信的地 点，例如：“8月15日晚于西安唐都宾馆”。

以上是一封信应有的六个部分。
此外，如果信已经写完，临时又想起一些事情要告诉对方，或觉 得某件事叙述得还不够全面时等，在信的后面还可以补写。为醒目起 见，常在补写话语的前面加上“另”、“又”、“另外”、“还有”等字 样。或者在附言之后写上“又及” 二字。
信封里附有照片、卡片等轻薄物品时，应写上“附：x x百日照 一张”、“随函附寄卡片两张”等。上面那封短信中的“附：小虎近照 一张”就是这样。
如果在信里要代别人问候收信人，或托代问候的话，可以在日期下 边一行的左方，写上“x x x向你问好”，或“请向伯父、伯母问好”。 写信还包括写信封。在未谈信封的写法之前，请先看看这个信封：
□□□□□□
1!占 由P
票 处
□□□□□□
这是实行邮政编码后用的标准信封。它包括五个部分，左上方的 六个方格，写收信人地区的邮政编码；右下方的六个方格，写寄信人 地区的邮政编码。填写数字前，一定要査问清楚，并且要按照信封封 口上的标准字体书写，它关系到分拣、投递的速度和准确度，一点不 能马虎。左上方的六个方格的下面空两三个字写收信人的地址，这一 定要写得详细具体，地名、单位要写全称。在大地名和小地名之间， 地名和号数之间，都要空一格断开，以给人眉目清楚之感。一行写不 完，转行时，也不要把地名的字与字之间、号数的数目之间拆开，以 免看错而误投。
中间写收信人的姓名，字迹可略大一些。姓名后面可以空两三个 字，根据和收信人的具体情况写上“同志”、“先生”、“女士”、“教 授”等称呼，也可以不写诸如此类的称呼。这里特别值得一提的是， 收信人的姓名既是给收信人看的，也是给邮局和收发工作人员看的， 因此，在收信人姓名后面写“父亲”、“岳父”、“儿”之类的称呼是不 合适的。
在收信人的下边、信封偏右的地方，用比收信人字迹略小的字写 发信人的地址和姓名。地址应当写全称，姓名写全称，或只写姓，这 样若万一投错，也能迅速退还本人；同时，收信人一看到信封，也就 知道是谁从何处寄来的。
信封上的字，要用毛笔、钢笔、圆珠笔书写，不能用铅笔写，以 防模糊不清；也不要用红色笔去写，这会被认为是绝交信。
信封写好后，把信瓤平整地叠成长方形，装人信封内，封好口。 邮票应贴在右上角贴邮票的地方，不要贴在信封背面或封口处，这样 不便邮局盖戳销票。
若属重要书信，最好到邮局办理挂号、特快专递或保价手续，以 防丢失。若寄航空信，还须向邮局索取航空标志，贴在邮票旁边，也 可以买专用航空信封。
不通过邮局寄发，托人捎带或派专人送去的书信，如果捎信人或 送信人熟悉收信人的地址，信封上就不必写了，只在收信人地址的位 置上，空三五个字写上“面交”、“烦交”、“呈交”、“送交”、“专送” 等字样即可。如果捎信人或送信人不知道收信人地址，则应与普通信 封一样，写得越详细越好。由于是面交，发信人的地址就不必写了， 一般在发信人地址的位置上空半行处写上“X托”，或“XX X拜托” 就行了。例如：
烦 交 
刘在远 同志 启
李 托 

下面再说国际通用信封的格式和写法：国际上使用的信封是横式 的。按国际规定，寄往国外的书信，收信人姓名、地址要写在信封的右 下角，寄信人姓名、地址要写在信封的左上角或写在信封背面的上半 部。同时，信封要用英文、法文或对方国家通用的文字书写，并用中文 注明对方的国名和地名。如果不用英文、法文书写，也应用英文、法文 注明对方的国名和地名。但是，寄往日本、朝鲜和蒙古的书信，封面可 以用中文书写。还必须强调指出的是，寄往国外的信，必须写明收信人和寄信人的国家、地区、城市、街道名称和门牌号码。下面这个信封， 收信人的姓名和地址是用法文写的，寄信人的姓名和地址除“Rue (路)”外，则是用汉语拼音字母写的（用汉字书写也可）。
寄信人姓名 Yang Chang Long 地 址 Rue Taibai
城市（省）名 Xi’ an Shaanxi 国 名 PEOPLE’S REPUBLIC OF CHINA
邮票
收信人姓名 Melle Silvie Levey
地 址 7 Rue M6rim6e
城市名称75016 Paris 国名（地区）France

最后再说说明信片的使用。
明信片是一般书信的一种样式。因为邮寄时没有信封，内容完全 外露，所以叫明信片。它使用方便、迅速，邮费仅为普通信函的一 半。
明信片是一种长方形的硬纸卡片，归邮局统一发行。现在常见的 标准明信片有以下两种：
第一种：正面分左右两边，左边填写收信人的地址、姓名和寄信 人的地址、姓名。右边空白处和背面（有的背面印的有各种图案）写
要写的话。

例如:
中国人民邮政明信片 
□ □□□□□ !................： 
收信人地址： 
收信人姓名： 
寄信人地址姓名： 
□□□□□□ 
第二种：正面如同信封，填写收信人的地址、姓名和寄信人的地 址、姓名，背面写要说的话。
例如：
(正面）
中国人民邮政明信片 □□□□□□ 收信人地址： 收信人姓名：  
寄信人地址姓名： □□□□□□  

(背面)
使用明信片应该注意的是：
第一，因为内容完全外露，只适宜写一般的、可以公开的事情， 凡是重要的、保密的事情，不要使用明信片，以免泄露机密。
第二，篇幅容量有限，只能写简短的几句话，因此，只适宜写简 单的事情，或表示节日祝贺等；不是三言两语能说清楚的，最好不要 用明信片，免得给对方带来麻烦。
第三，语言要简练，书写要工整。不能用铅笔写，免得经过摩 擦，字变得模糊不清；也不能用红色笔写，让人误认为是绝交书。