浅析会计电算化条件下财务审计

　　浅析会计电算化条件下财务审计

　褚献菊1,刘书昌2,张媚璘3,于　肖4 (1.河北省南水北调工程建设委员会办公室,石家庄050011;2.河北省水文水资源勘测局,石家庄050031; 3.河北省水利水电第二勘测设计研究院,石家庄050021;4.河北省水利工程局第八工程处,石家庄050021)

　摘要:南水北调征迁安置资金投资巨大,财务核算任务十分繁重。为使财务人员从原始的计算和登记工作中解脱出来,河北省各级南水北调征迁安置主管部门逐步实现了会计电算化。基于新形势下南水北调征迁安置资金会计核算,分析财务审计和监督检查环境的变化,探讨应采取的方法和对策。

　关键词:会计电算化;财务审计;环境变化;方法对策

　中图分类号:TV68;F812.7　　文献标识码:C　　文章编号:1672-1683(2008)增刊-0141-03 　　

　南水北调征迁安置资金投资巨大,财务核算任务十分繁重。为使财务人员从原始的计算和登记工作中解脱出来,河北省各级南水北调征迁安置主管部门逐步实现了会计电算化,从而大大减轻了财务人员的工作负担,加快了会计核算速度,提高了工作效率。同时,使财务人员有更多的精力投入到对会计数据分析和利用上来,参与到预测和决策等创造性的工作中去,更有效的发挥好领导参谋助手作用。随着会计电算化的实现,改变了原有会计信息系统的组织体制, 相应的财务记账规则、会计核算方法、内部控制都发生了较大变化。而且对于新形势下的南水北调征迁安置财务内部审计、监督检查产生了很大影响,在审计和监督检查技术上提出了新的要求。对于新形势下的南水北调征迁安置资金会计核算,如何进行财务内部审计和监督检查,谈一些体会。

　1　会计电算化条件下财务审计和监督检查环境的变化

　1.1　财务审计和监督检查线索发生了变化在南水北调征迁安置资金手工会计核算系统中,从会计原始凭证到记账凭证,由登记总账、明细账到编制财务报表,存在着大量的纸面信息,每一步资金管理都有文字和数字记录,都有经手人签字,审计线索十分清楚,财务审计人员通过调阅这些纸面信息,加上自己的经验判断,比较容易获取审计线索。但在会计电算化系统中,纸面信息变成了磁性介质上的代码,肉眼所见的线索减少。此外,从原始数据进入计算机到财务报表的输出过程,全部集中到由计算机按程序指令自动完成,传统的财务审计线索在这里中断甚至消失。传统的财务审计和监督检查方法对电算化条件下的会计主体已不完全适用。对于审计人员来说,过去熟悉的、习惯的财务资料和财务信息变的模糊不直观。

　1.2　财务审计和监督检查内容发生了变化会计电算化条件下系统的处理是否合法合规, 是否安全可靠,都与计算机系统的处理和控制功能有关。会计电算化软件可能会发生系统出错、被人非法篡改以及嵌入非法的舞弊程序等问题,而计算机只按给定的程序以同样错误的方式处理有关的会计事项,形成的结果可想而知。这是传统的手工审计方式无法解决的。

　1.3　财务审计和监督检查的技术方法发生了变化在传统的会计记账方法下,制单、审核、转账、登账都有相应的记录,可以很直观的明确相关人员的责任。而会计电算化条件下平时只能凭借机器阅读会计信息,对于会计人员上机过程中建立、更新、消除等操作记录、资料很难发现痕迹或根本就不留痕迹。纸质会计信息在经过一定时期后才提取一次, 传统的手工财务审计和监督检查取证、对证据的检验和审核的方法明显不适应。

　1.4　会计电算化条件下会计系统内部控制发生了变化在手工会计核算条件下,财务内部控制一般表现为对人的控制,强调职责分清、相互牵制,采用的手段主要是利用纸面信息进行手工核对和检查,责任容易明确,结果也比较直观。可是,在会计电算化条件下,内部控制转变为对人和机器两方面的控制, 而且多数情况是以计算机内部控制为主。因为,除了上述的审计线索自然消失的趋势所带来的差错很难发现以外,计算机的数据和程序的修改在没有控制的情况下,完全可以不留任何痕迹地进行。这对审计工作来说,无疑又增加了新的难题。

　 2　开展会计电算化条件下财务审计和监督检查方法和对策

　2.1　内部控制的健全性和合理性审查在会计电算化条件下,依赖于经计算机程序处理产生的会计信息的正确性和可靠性,直接受到财务内部控制制度的建立和执行情况的影响。因此, 在进行财务审计和监督检查时,一是审查职责分离的实施情况,是否达到相互牵制、相互制约的目的, 会计电算化主管、财务审核员、操作员、记账员和档案管理员等职位是如何分设的,其职责和职权是什么;二是审查授权批准的实施情况及软硬件的安全防护措施是否恰当,是否只有经过授权批准的人才能接触系统的硬件、软件、数据文件及系统文档资料,数据文件是否具有备份措施等;三是审查输入控制措施是否严格有效,是否具有凭证的试算平衡控制、凭证的编号是否按顺序设置,有无重复号码、凭证的借贷方金额是否相等;四是会计业务处理的控制措施是否适当,原始凭证的审核、汇总单的填制、记账凭证的录入、审查和编制、账簿的登记、核对、结账,报表的生成是否有严格的操作流程,是否只有经过授权批准的人才能执行相关的会计业务处理操作;五是输出控制措施是否适当,未经授权批准的人不能接触输出资料,打印输出的资料是否进行登记,并经有关人员检查后签章才能使用或予以保管等。

　2.2　会计凭证审计在实行会计电算化情况下,对不同的会计凭证使用不同的审查方法。一是对原始凭证的审计。对会计电算化所依据的原始凭证,应采用手工审计方法,对每张原始凭证进行认真细致的阅读和审查,必要时进行调查核对,考核其是否合理合法,是否真实正确,有无涂改现象,是否符合有关财务制度的规定,是否按确定的资金兑付流程进行拨付和兑付等。二是对记账凭证的审计。要保证会计电算化的结果正确,对输入到计算机里的凭证进行认真审核是关键。从方法来说,可以先审核手工所填制的书面记账凭证是否正确,与原始凭证是否一致,然后,用审核正确的书面记账凭证与输入到计算机里的凭证进行核对审计。若在审核中发现有错凭证, 再利用计算机进行辅助审计。三是对自动转账产生的机制凭证的审计。对于自动转账产生的机制凭证公式,应审核转账公式的正确性。

　2.3　会计账簿审计首先审查会计科目的初始设置情况,是否按照财政部《南水北调工程征地移民资金会计核算办法》设置科目[3]。其次使用被审计征迁安置主管部门的会计电算化系统,将其每月记账前的记账凭证备份盘按顺序逐月恢复到会计电算化系统中,并与经过审核无误的书面记账凭证进行核对,第三重新记账, 看其结果是否与被审计单位打印的书面账薄相符。

　2.4　财务报表审计对财务报表的审计,一是查看输出的财务报表格式是否和财政部《南水北调工程征地移民资金会计核算办法》中报表有关规定的格式一致[3];二是审核会计报表软件程序是否正确,用原程序备份盘与使用中的核算软件程序进行比较,看其是否一致,以防止使用中的程序被修改等。三是进一步检查确定会计电算化报表的取数公式是否正确,用事先准备好的模拟数据,检审、测试其处理结果是否正确。只有上述三个环节都没有问题,报表数据的正确性才有保证。