三、立卷步骤--公安机关刑事法律文书的整理与立卷
三、立卷步骤--公安机关刑事法律文书的整理与立卷
立卷的步骤是指办案人员将应当归卷的文书材料组装成卷的程 序。立卷也是一项十分细致的工作，办案人员要根据侦查卷的要求， 按照一定的程序进行。
(一)科学排列卷内文书材料
科学排列卷内文书材料，就是对需要归档入卷的各种文书材料， 按照侦查办案的程序以及文书材料的相对独立性和内部联系，进行必 要的组合、排列，使之条理化、系统化、程序化，使在办案过程中获 取和制作的各种文书材料，形成相互联系、相互作用、相互依赖的统 一体。侦査办案活动是按照一定的程序进行的，而每个具体的办案活 动之间有着密切的联系，作为反映办案活动的文书材料，必然具有密 切的联系。按照文书材料之间的内在联系进行排列，就能反映办案活 动的内在联系性。侦查部门采取的每一种强制措施和使用的每一种侦 查手段所形成的文书材料，其内在联系都很密切，将其排列在一起， 是完全符合逻辑的，并且体现了办案活动的完整性。比如，强制措施 文书包括五个部分，有拘传文书、取保候审文书、监视居住文书、拘 留文书和逮捕文书。在每部分文书中又分几种相互联系、相互制约的 文书，从而构成了一组指向一致的完整的文书。把每组的文书按照采 取强制措施的先后顺序排列起来，就形成了一个强制措施文书的统一 体。当然，就某一个具体案件来说，不一定采取全部的强制措施和使 用了全部的侦査措施，这就是根据实施强制措施的具体情况，按照现 有的强制措施文书进行组合排列，构成一个统一体。具体来说，对犯 罪嫌疑人只实施了逮捕强制措施，这就需要把《提请批准逮捕书》、 《批准逮捕决定书》、《逮捕证》、《对被捕人家属或单位通知书》组合 排列在一起。如果缺少其中任何一种刑事法律文书,，就反映不出采取 逮捕这一强制措施文书的完整性。因此，存立卷时，应根据本案的具 体情况，参照前述“卷内文书的材料排列顺序”，对卷内文书进行系 统地排列。
(二)编写卷内文书材料张次
卷内文书张次是指每张(或每页)文书材料在卷内所在的位置。
卷内文书材料的顺序排列好以后，紧接着就是编写卷内文书材料的张 次，这是固定文书材料所在位置的一项重要工作。编写卷内文书材料 的张次时，要做到以下几点：
1.要以张为单位编号，即一张编一个号。卷内的便条、小纸条、 信封等，只要有文字的(包括符号、图画等)，都应编写张次号。
2.编写张次号要准确，不能漏编，也不能编重号。没有文字记载 的空白纸(如隔页纸等)不必编号。发现编写的张次号有错误时，要 及时更正。
3.在编写卷内文书张次号时，应用黑色铅笔编写，不应用圆珠 笔、钢笔和毛笔编号，更不能用打号机打号。因为用铅笔编写张次号 如出现差错，便于纠正，同时案卷在归档时，档案部门还要进行审 核，有的要重新装订。在办案实践中，大多数的办案人员在编写张次 时，不是用铅笔编号，而是用圆珠笔或钢笔编号，这是不符合立卷要 求的。
4.编写号码的位置要适当。根据公安部下发的《公安机关刑事法 律文书格式》式样中的要求，张次号码要统一编在右下角。现在各地 编写张次号码位置不一致，有的把张号码编写在每张材料的左下 角，有的编在左上角，有的编在右上角，等等，这是不符合归档要求 的。
5.有些书证以及其他不便在上面直接编写张次号码的文书材料， 应用牛皮纸袋装好，在纸袋上注明“内有材料多少页”，并在纸袋上 编上统一的张次号。
6.编写张次号码，一律使用阿拉伯数字，即，1、2、3、4-??…。
(三)登记卷内文书目录
卷内文书目录是记录卷内文书材料名称、责任者、制作日期、页 码等情况，并按照一定次序排列出来供办案人员及其他有关人员査阅 时的文书名目。其目的是便于办案人员査阅卷内文书材料，了解案卷所反映的内容。
现行的卷内文书目录由顺序号、责任者、标题、日期、页号、备 注六项组成。现将《卷内文爷目录》中的每个项目说明如下：..
顺序号。它是在卷内文书材料的排列次序固定后，按照排列顺序 的编号。一件文书材料(或一份文书材料)编一个号。比如《起诉意 见书》，不管它的页数多少，只能按一份材料填写一个顺序号。其目 的是固定文书材料￥卷内的位置。
责任者。它是指文书材料的制作者或责任者，即制作文书材料的 机关或者个人。如《提请批准逮捕书》、《逮捕证》、《起诉意见书》、 《提请复核意见书》等等，其责任者是制作该文书的机关(即X X市、 县或区公安局)；亲笔供词、证人证言等等，其责任者则是个人(即 犯罪嫌疑人或证人)。对于一些难于填写"责任者”的文书，如《讯 问笔录》、《询问笔录》等，可在“标题”这一项内直接写明“讯问X X X笔录”或“询问X X X笔录”。
标题。是指卷内文书材料的名称。没有标题的文书材料，应根据 其内容，准确地概括出主题作为标题。标题要清楚、简要。
日期。它是文书制作完毕的截止时间。
页号。它是指卷内文书材料所在的张次码。如《拘留证》在第5 张上，那么它的页号为5。填写页号是便于査找，如《提请批准逮捕 书》的页号为“10”，就说明《提请批准逮捕书》的第一页在第10张上。
备注。它是注明卷内文书材料中的有关问题，以便办案人员査阅 材料时参考。
登记“卷内文书目录”，应在卷内文书材料排列顺序、位置固定 以后进行。登记时，字迹要清晰、工整，不能潦草。尤其是登记那些 永久和长期保存的案卷的卷内文书目录，字迹更应端正、清楚，要用 毛笔或钢笔填写卷内文书目录。
(四)填写卷内人物登记表
卷内人物登记表，是办案员在立卷时，对于卷内文书材料中所 涉及的人物，按照一定的规范(主要按姓氏笔划)填制的人物名单 表。填写此表的目的主要有两个:一是为査找卷内人物的材料提供方 便;二是为档案管理部门建立物索引创造有利条件。在“文化大革 命”以前，公安机关办理的一些大要案件，都填写“卷内人物登记 表”。填写此表是一项十分细致的工作，也很费时间，加上办案部门 受理的案件日渐增多，大多数办案部门没有开展这项工作。公安部在 历次制定《文书格式》式样时,也没有把它列人法律文书的范畴。但 是，严格按照立卷的要求，是应当制作“卷内人物登记表”的。这里 把“卷内人物登记表”作为一种业务常识介绍一下，并希望每个办案 人员能够了解和掌握这一业务。
(五)填写卷内考证表
卷内考证表(或说明表)是指立卷人在组装案卷之后，对卷内文 书材料中存在的问题以及要说明的情况，供查阅案卷人员阅卷时考证 问题参考而填制的附录或附注的表格。根据立卷的要求，每个案卷内 都应有“卷内考证表”。但是，在目前的办案实践中，案卷内一般没 有填制“卷内考证表”。侦査案卷(主卷)要移送到人民检察院，由 人民检察院移送到人民法院归档保存。因此，在制定《公安机关刑事 法律文书格式》时，没有把“卷内考证表”作为一种文书予以明确规 定。但是，在装订立卷中，如果有需要说明的问题，应当填制“卷内 考证表'
(六)填写卷宗封面
卷宗封面，是指装订成册的案卷的最外面的一层或称第一页(有 的叫封一)。它的内容包括案件名称、犯罪嫌疑人姓名、立案人、审核人、立卷日期等内容。封面右上侧的四个空格，即：全宗号、目录 号、卷(档)号、档案馆号。卷号是指档案归档后，档案部门对案卷 所编写的档号。
卷宗封面的制作方法与要求如下：
1.案件名称。是办案人员对所受理的刑事案件确定的称谓6在办 案实践中，各地在确定案件名称的方式方法土不尽相同。有的用发案 时间作为名称，如十一月十五日发生的案件，则称为“11_15”案件; 有的用发案地点作为案件名称，如“x x庄案件' “x x村案件”; 有的用案件性质作为案件名称，如杀人案、盗窃案等;有的用犯罪嫌 疑人姓名作为案件名称，如“刘x x案件”、“李x x案件”等。用上 述这些方法来确定案件名称，反映不出案件的性质，也不能使其他办 案人员了解。公安机关审结的绝大多数刑事案件要移送到人民检察院 审查，如用发案时间、地点作为案件名称，公安机关承办案件的同志 知道，而检察院负责审查的同志就不一定知晓。因此，我们认为，案 件名称应当以犯罪嫌疑人姓名和案件性质作为案件名称比较适宜，如 “刘X X盗窃集团案”、“王X X抢劫杀人案”，等等。
2.犯罪嫌疑人姓名。是指本案犯罪嫌疑人的姓名。
3.立卷人。是指整理装订案卷的人。一般情况下，办案人员就是 立卷人。但有时办案人员与立卷人并非是同一的，承办案件的人员将 案件审结之后，由其他人立卷(多系内勤，有的地方有专门的立卷 人)。
4.审核人。是指负责对案卷审査把关的人，一般是业务部门的 处、科、股的负责人。
5.立卷日期。是指装订案卷的截止时间。填写立卷日期时，不要 把侦査终结时间当做立卷的日期。
卷宗封面应用毛笔或者钢笔填写，字迹要工整、清晰。
(七)填写卷宗 '
卷宗是为了保护卷内的案卷材料，专门印制的用以保存案卷的纸 夹或纸盒。卷宗有硬皮的、软皮的，还有盒式的。
卷宗需要填写的项目与要求如下：
1.案件名称。它与卷宗封面的案件名称相同，参照制作即可。
2.起止时间。是指卷内最早的文书材料和最晚的文书材料形成的 年月日。但是，卷内有的文书材料可能是立案以前几年、十几年、甚 至几十年就形成了。如犯罪嫌疑人的前科材料以及证明犯罪嫌疑人有 关事实的人事档案材料的复制件等，不能把这些原始材料的形成时间 作为起时。如犯罪嫌疑人的前科材料是1980年5月15日形成的，而 1996年6月15日才复制的，不能把1980年5月15日作为起时、填写在 卷宗上。 -
3.册数、页数。应填清本卷共有几册，本册是第几册，本册共有 多少页。
4.立卷单位。是指立案的单位。应把办案的单位填清，如x x 市公安局刑侦科。
5.保管期限。是指案卷材料的保存时限。保管期限是根据案件的 具体性质和情况确定的，一般分为永久、长期和短期三个保存期限。 永久保存要永远保存下去，不能销毁的；长期保存期限不得少于六十 年，六十年以后，经过鉴定和批准后，是可以销毁的；短期要求保存 三十年，三十年以后，经过批准是可以销毁的。根据公安部1980年 10月10日下发的《公安业务文件材料立卷、归档、管理试行办法》 第四章《案卷的保管期限》第二十七条之规定，侦査案卷的保管期限 为：大案、要案和判处死刑、死刑缓期执行、无期徒刑的，要永久保 管，其余的要长期保管。因此，办案部门应根据案件具体情况来确定 保管期限。但是，在实际工作中，刑事案件的侦查案卷(主卷)要随 案移送到人民检察院，最后由人民法院保存。因此，有的地方没有在侦查卷宗(主卷)填写保管时限。
另外，卷宗右上侧的四个空格，即：全宗号、目录号、卷(档) 号、档案馆号应由保存档案的档案部门填写。
(八)卷宗、卷宗封面、卷内文件目录格式式样及实例
XX卷宗封面
案件名称：冯X X强奸案
被告人姓名：冯X X
立卷人：张X X
审核人：周X X
20 x x年7月1日
卷内文书目录(略)