组合拳快速变更Excel座次表

　   我们经常花费大量时间按职务顺序或是按姓氏笔画排好了座次表．突遇有人请假．这时其他人的座次需要顺序前移，这样左右两边座位上所有人的座次都需要变动，以至于我们得重新排列一遍；刚排好了，又有人要缺席，又得再来一遍。

　如图1所示，比如7号位的李强请假，那么我们要将8号位的胡卫移到7号位，再把9号位的许多移到8号位，再把10号位的高明明移到9号位……总人数少的话，这样修改工作量还不大：但如果参会人数多，比如说200人或更多，那么工作量可想而知。有没有一种方法能实现这种座次表的快速变更呢？  

　经过分析，我们找到了一种方法来解决这个问题。那就是利用Word和Excel，使用邮件合并功能来快速变更座次表，具体操作方法如下：

　第一步：在Excel表格里按顺序录入参会人员名单，作为数据源。第一行为序号，第二列为人名，人员名单必须横向排列。保存为：“人名.xls”（如图2）。如果你的人员名单是竖向排列的，你可以先复制它，再点击菜单上的“编辑一选择性粘贴”，在弹出菜单中勾选“转置”，再单击“确定”按钮，这样人员名单就呈横向排列了。

　第二步：在Word文档设计好座次表的版式。在此文档里点击视图→工具栏→勾选邮件合并后，在出现的工具栏里点击“设置文件类型”按钮，选普通Word文档点击左数第二个“打开数据源”按钮，选择刚才编辑人名的Excel表格：人名.xls下面开始插入域．点击左数第六个“插入域”按钮，选择“数据库域”，在Word表格中按顺序分别插入Fl、F2、F3……（如图3）。

　最后点击“查看合并数据”按钮即可。现在，如要增加或减少某人，就很方便了。在刚才的数据源文件：人名.xls里面插入或删除单元格，将活动单元格右移或左移，保存。

　在编辑座次表的Word文档里点“收件人”按钮，再点刷新就OK了。