便捷实现Word文档内的计算

　我们平常编辑的合同、协议、年终报告中总有一些数据是根据文档中的其他数据计算出来的。这样如果有一个数据修改的话，用它计算出的相关数据都得逐一修改，那显然很麻烦。在Word文档中我们可以直接引用文档中已有数据进行计算，这样在修改数据后，引用该数据计算出来的数据就能自动修正，可以省去逐一修改的麻烦。在Word2007表格中计算比较简单就不说了，在此主要针对一般文档中数据的计算进行介绍。

 

　1．添加公式图标fx

  Word2007的公式图标fx默认只有输入点在表格内才会显示，要在表格外使用必须先把它添加到工具栏中。右击工具栏选择“自定义快速访问工具栏”，在“从下拉位置选择命令”的下拉列表中选择“表格工具\布局选项卡”，在下面列表中双击“公式…”命令把它添加到右侧列表中。确定后，即可在快速工具栏上找到公式图标fx（图1）。

　2．设置书签

  在Word中要引用一般文本中的数值进行计算，必须先为数值设置书签，之后才能按书签引用。以计算2009年总收入为例，需要先设置总产量09年、单价两个书签。在文档中选中2009年总产量擞值“400000”，切换到“开发工具”选项卡，单击“控件”区的“格式文本”把它转成文本控件。再切换到“插入”选项卡单击“书签”命令，打开“书签”窗口，输入书签名为“总产量09年”，按“添加”按钮即可设置一个“总产量09年”的书签。同样选中销售单价的20插入书签“单价”，全部设置好后关闭“书签”窗口。

　书签名不能以阿拉伯数字开头，否财无法识别。在此不转成文本控件直接设置书签也是可以的，但那样只有对原数据的部分删除、更改能自动利新计算结果，当重新输入或在左右添加数值时就不行了。

　注：若看不到“开发工具”选项卡，请单击“Offe”按钮，在弹出菜单中单击“Word选项”按钮．在“Word选项”窗口中勾选“在功能区显示‘开发工具’选项卡”即可显示。

　3．快速计算

  把输入光标定位到要输入计算结果的位置，单击快速工具栏的公式图标“fx”，在“公式”窗口中输入计算公式“=总产量09年*单价”（不含引号），确定后即可插入计算结果。公式中的书签名不用直接输入可从“粘贴书签”的下拉列表中选择（图2），你还可从“粘贴函数”下选用函数进行计算、从“编号格式”中选择计算结果的数据格式。

　引用的原始数据修改后只要按l+A键全选，再按F9键进行刷新计算结果即可自动修正。若不想手动刷新，可单击“Office”按钮，再单击“Word选项”按钮，在“Word选项”窗口左侧选择“显示”，并勾选“打印前更新域”复选项。确定后，不但会在打印前自动刷新，还可通过“打印预览”实现即时刷新。

　当然，对于复杂的计算你或许觉得在Excel中计算后再链接引用过来会更方便些，不过对于简单的加减乘除还是像这样直接在Word中计算比较快吧？即使不需要计算，一个数值在文档中重复出现的情况也很常见吧，利用输入“=总产量09年”之类的公式即可重复输入同一数值，如此就能实现修改一个数值后文中其他相同数值跟着自动修改的效果。此外，万一你忘记了原始数值的位置怎么改呢？别急，只要单击“插入”选项卡下的“书签”，在“书签”对话框中直接双击列表内的书签名即可快速定位到书签对应的文本控件处供你修改。