浙江省实施《归档文件整理规则》办法_管理制度

浙江省实施《归档文件整理规则》办法

 1.引言

    1.1 为了适应计算机管理档案的需要，简化文件归档整理程序，提高档案工作效率，根据国家档案局行业标准《归档文件整理规则》，特制定本实施办法。

1.2 本办法适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织应作为档案保存的各种纸质文件材料的整理工作。

1.3 本办法实施的前提条件是使用计算机和有关适用的档案管理软件。

1.4 本办法所称归档文件是指各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质材料。

1.5 归档文件整理的单位是件。一般以自然件为一件，逐件整理归档。

1.5.1 单份文件，一份为一件。

1.5.2 文件正本与定稿，正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件。

1.5.3 报表、名册、图册、期刊等，一册（本）为一件。

1.5.4 同一年度形成的来文与复文（包括请示与批复、报告与批示、来函与复函等）为一件，跨年度形成的可各为一件。

2. 归档文件整理原则

2.1 归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

2.2 归档文件整理原则

遵循文件自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，适应计算机管理的需要，便于保管和利用。

3.归档文件质量要求

3.1每件归档文件均应齐全、完整。对已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

3.2 归档文件的纸张，书写、装订材料等应符合档案保护的要求。用纸尺寸须采用国际标准a4纸规格；归档文件的字迹应确保耐久性；归档文件应无金属物。

4. 归档文件整理方法

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