材料送审，修修订订快又省

在办公室从事文秘工作的经常要写些总结、汇报或其它材料，而做业务的呢是经常要做些诸如项目策划类的工作。不论是做业务的还是做文秘的，一般材料作好后都得先给领导或客户过目，待领导或客户通过后才能具体实施。

以往都我们都是先将材料（或项目书）打印后再呈送给领导（客户），待领导审阅后送回，再修改打印，如此反复，直到通过后，才正式定稿生效。这样迎来送往不但耗费大量时间与精力，还浪费了宝贵资源。其实，我们完全可以借助WPS2009的网络存储功能与修订、审阅相结合，使材料审阅、修订又快又省。  

一、网络传输方便、快捷

常规材料送审都是打印后在送到审阅人的手中，而用WPS2009就方便多了，我们可以利用其网络存储方便快捷的优势，达到网络传输目的。首先是在“首页”中单击“网络文件”按钮，然后单击“注册并激活WPS通行证”，注册完成后就可以使用存储空间了。当在WPS中编辑好要审阅的材料后，单击“文件——另存为”，在打开的“另存为”对话框中，点击“网络文件”按钮，登录在线储存空间，将文件上传即可（如图01），这样审阅人就可以第一时间看到送审的材料了。


二、多人审阅，逐级修订

待分管领导收到审阅通知后，登录空间双击送审文档即可打开，首先是在工具栏的空白处右键单击，在“审阅”前打勾，显示“审阅”工具栏，，并在“审阅”工具栏中单击“修订”按钮（也可以按下Crrl+Shift+E快捷键），然后在需要添加批注的位置单击鼠标，或是选中需要修订的内容输入要修订，修订框将自动显示在文档右侧。文档中所做的诸如删除、插入或其他编辑更改的位置也将同时自动标记出来（如图02）。


在修订过程中还可以对个别修订进行改动、删除等操作。单击修订框使呈其可编辑状态，即可对修订进行重新编辑、删除等操作。删除修订时，先用鼠标选中拒绝修订的内容，单击“拒绝所选修订”按钮右侧下拉箭头，选择“拒绝修订/删除批注”，然后右键单击修订框，执行删除即可（如图03）。若要删除所有修订，先在“审阅”工具栏上，单击“拒绝所选修订” 按钮旁的下拉箭头，选择“拒绝对文档所做的所有修订”，再选择“删除文档中的所有批注”即可。

如果是多级审阅，逐级送审即可。由于软件注册的用户名不同，添加的批注也会自动显示为不同的颜色，用以分辨修订者。

三、落实审阅，整合文档

待接到各位分管逐级审阅完毕的通知后，我们再打开审阅后的文档，对文档进行整理。首先是用鼠标选择修订的部分，再用鼠标单击“接受所选修订”按钮右侧的下拉箭头，选择“接受修订”即可；如果不接受修订，直接右键单击修订框，执行删除即可；如果接受所有修订，直接选择“接受对文档所做的所有修订”即可。将审阅后的文档编、整理后，就可以送主管领导审批了。

如果在编辑文档时，文档中还未显示修订标记，可以先在菜单栏中单击“视图——标记”，这样，即可显示所有修订标记了。

如果需要对审阅后的文档与源文档进行对比，我们可以将两份文档进行并排比较。在菜单栏中单击“窗口——与文档1并排比较”，此时，在菜单栏上方即可打开“窗口并排”工具栏，单击“同步滚动”按钮，就能对两个文档进行并排比较了（如图04）。完成操作后，再单击“窗口——关闭并排比较”即可。


四、妙用“批注”事半功倍

将文档编辑、审阅、修订完成后，就是再次上传至存储空间报送主管领导审批了。主管领导在存储空间中打开文档后，如果对文档某些地方不甚满意，还可以对文档中不合适宜的地方添加批注。首先是在要插入批注的位置单击鼠标，然后在“审阅”工具栏中单击“插入批注”按钮，就可以在“批注”框中直接输入批注了（如图05）。

待所有批注添加完成后，单击“审阅”工具栏中“显示以审阅”框右侧的下拉箭头，选择“最终状态”，并传回存储空间。至此文档编辑、审阅、修订、审批工作全部完成，这样就可以将定稿的文档交付打印了。