如何用Excel创建人事数据管理系统

  首先我们打开一个新的Excel表建立一个人事信息库框架，信息项目的设置您可根据本单位实际情况而定。如图(一)所示:

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图一 点击可看清晰大图

　接下来请您不要急着录入人员信息，我们要对一些信息项进行函数设置，以便系统可以自动生成相关信息，这会使我们的工作产生事半功倍的效果。

　　1、 性别、出生月日、年龄的自动填充功能设置

　我们先对“性别”“出生年月”“年龄”进行函数设置。当我们输入某人身份证号码时，系统便会自动生成“性别”，“出生年月”及“年龄”，这样就减少了我们录入的工作量。请分别选择性别、出生月日、年龄信息项单元格输入下列公式:

　(1)性别: =IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女")

　含义：“LEN(E3)=15”表示看E3中是否有15个字符;

　“MID(E3,15,1)”表示在E3中从第15位开始提取1位字符;

　“MOD(MID()，2)=1”表示提取的字符除以2余数为1;

　“IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)”表示看E3中是否够15个字符，如果够就从第15个字符开始取1个字符，如果不够15个字符就从第17个字符开始取1个字符。我们的身份证号码一般是15位或18位。

　“IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女"”表示所取字符除以2如果余数为1显示男，否则显示女。

　(2)出生年月: =DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2))

　含义：DATE(YEAR,MONTH,DAY);

　“MID(E3,7,4)”表示在E3中从第7个字符开始连续取4个字符表示年，用类似的表示方法一个人的出生年月日便可以通过函数设置表示出来，如果为了看起来方便，我们可以将单元格格式设置成年、月、日的日期格式，这样显示的结果会非常容易理解。

　(3)年龄: =DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")

　含义：“DATEDIF(date1,date2,“Y”)”表示两个日期的差值;

　“TODAY()”表示系统自带的日期即显示当日日期;

　“DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")”表示今天的日期与G3所表示的出生月日之间的年份差值，这样一个人的年龄就会容易的显示出来了。