Office组件与Access之间“亲密”关系

　　Offe组件中还有一名重要成员那就是Aess,其主要功能是数据库的管理和应用.由于其普及率和易用性都不及其他成员,所以大家常常会觉得Access的操作不太方便.如果我们能够实现Access与Office组件其他成员之间进行数据交流,就能达到取长补短、提高工作效率的目的.  

　　在Word中打开Access的表

　　如果想把Access中的表转换成为Word中能够读取的文件格式,以便利用Word进行处理,可以采用以下3种方式:

　　1、巧用剪贴板

　　在Access中,打开要转换的表并查询.将指针拖过所选记录的行选择器(在窗口的最左端,当鼠标置于其上时,鼠标指针会变成向右方向的箭头),可以选择一组记录;将鼠标指针拖过所选字段的字段选择器(在窗口的最上端,当鼠标置于其上时,鼠标指针会变成向下方向的箭头),可以选择一组字段;当用鼠标单击左上角的字段选择器和行选择器的交叉处时,可选中所有记录或者说是选中所有字段.进行上述3种情况之一的选择以后,再单击工具栏上的"复制",将所选内容复制到剪贴板中.随后打开Word,单击工具栏上的"粘贴",即可将Access表或者查询结果复制成Word表格.如果您觉得被复制进来的深色底纹表头影响视觉效果,可以选中该行后,执行"格式"菜单下的"边框和底纹"命令,再选择"底纹"*"无填充色".

　　2、导出为RTF文件

　　在Access中,打开要转换的表或者查询结果,选择"文件"*"导出",将"保存类型"指定为"Rich Text Format".在Word中,执行"文件"菜单下的"打开"命令或者直接按下工具栏上的"打开"按钮,在随后弹出的"打开"对话框中,单击"文件类型"旁边的下拉列表,将其指定为"RTF格式",找到前面保存的RTF文件双击即可打开.

　　3、直接插入数据库

　　在Word中,单击"视图"*"工具栏",选中"数据库"(或者将鼠标置于Word窗口的菜单栏或工具栏上右击,在弹出的快捷菜单中选中"数据库"一项),并在Word中打开Access的表或者查询结果,单击新增加出来的"数据库"*"插入数据库"*"数据库"*"获取数据",将文件类型指定为"MS Access数据库",选中一个数据库文件中的表或者查询,再单击"插入数据"即可.

　　将Word中的表格导入Access中

　　在Word中可以对Access转换过来的表格自如地进行编辑,然后再将处理好的表格重新导入Access中.可以通过2种办法在Access中使用Word表格的数据.

　　一方面,通过剪贴板.其方法是在Word中选中表格的若干行或若干列(当然,也可以单击表格左上角的"选择"工具,选中表格所有数据)后,单击工具栏上的"复制",然后再打开Access中的表或者查询结果,点击工具栏上的"粘贴",将表格数据复制过来.

　　另一方面,通过文本文件作为过渡.用户可以分成两步来做:第-步