基于SMART的保密检查工作质量改进

　　1    引言

　　自2012年3月开始实施月度保密检查工作机制以来，部门保密管理面貌得到进一步改善，各项保密工作得以定期监督、保密措施得以有效落实，涉密人员保密工作习惯逐步形成、保密意识明显提升，为维护部门保密工作良性发展起到了推动作用。但随着保密工作形势的不断变化、保密工作要求的不断加强，现有的保密检查方法已不能很好地推动部门实际保密工作的发展，出现保密检查人力、物力、财力等的投入和产出效率比不高的现象，比如检查内容的不够深入、检查人员素质的良莠不齐、检查结果的判定不够准确、检查记录信息的不够翔实及其整改情况的反馈落实不够彻底等不完善因素使得部门保密检查无法最大程度地发挥应有的成效和影响。

　　为解决保密检查“不对症”、“表面化”的问题，更好地发挥保密检查对保密工作的监督和指导作用，我们运用先进的管理理念对保密检查工作的质量进行改进。通过一定时期内的保密检查记录进行统计分析，挖掘保密检查欠规范的问题和原因，结合SMART原则提出符合部门工作实际的改进措施，制定改进计划并在后期工作过程中检验实施效果，实现了将保密检查质量问题总量占比控制在20%以下的目标，以事实证明了此质量改进方法能够有效加强保密检查科学性和规范性。

　　2    SMART原则释义

　　目标管理是一种目前广泛运用于企业管理的优秀的方法论，它将制订目标上升到技术的层面并科学地阐述出来，是通过组织管理者共同参与制定和实现目标的模式。而目标管理的核心理念就是SMART原则，分别由明确性（Specific）、衡量性（Measurable）、可实现性（Attainable）、相关性（Relevant）、时限性（Time-based）五项指标组成。

　　明确性指的是目标要清晰明确，让制定者和执行者能够准确地理解目标;可实现性指的是目标要通过努力可以实现，也就是目标不能偏低或偏高;衡量性指的是目标要量化，执行时可以采用相同标准准确衡量;相关性指的是目标要和工作有相关性，不是执行者的工作不应设为其目标;时限性指的是目标要在规定的时间内完成。

　　3    基于数据的保密检查质量问题分析

　　通过在对2014年1月至8月共8次部查中共515条检查记录进行统计分析后，发现共计近三分之二显示保密检查存在质量问题，在此基础上分析保密检查结果影响因素并进行分类，通过统计过程中不同影响因素出现的次数，找出当前保密检查中存在的最主要的短板。

　　4    基于SMART的保密检查质量改进措施

　　对于保密检查质量改进而言，实现质量问题大幅减少、提升检查成效是既定目标。针对以上分析所得几大类质量问题，按照SMART原则逐一制定改进措施。

　　4.1  针对A类问题，制定保密检查的明确性对策

　　梳理保密检查各个环节的工作要求，对比现有工作机制中不完善的工作方法进行纠偏，形成“策划、组织、检查、处罚、复查”的标准化工作流程。检查的牵头科室按照规范程序开展检查组织工作，尤其是在检查的策划阶段要注重检查项目的制定，需综合考虑现阶段部门保密工作发展形势和需求，且应明确检查方法和检查要求，确保此次保密检查达到预期目标。

　　4.2  针对B类问题，制定保密检查的可衡量性对策

　　制定《保密检查处罚条例》，为保密检查结果的定性提供参考，解决判定不准问题。结合部门保密工作的实际特点，建立单位内部保密检查问题的处罚规则，对保密问题逐条进行分析，提出保密违规行为责任者或相关人员的相应处罚标准。保密问题处罚表如同交通违规行为处罚表，是保密检查工作可衡量的基础和前提。有了制度保障，检查人员在对检查问题进行“对标”时即可做到有章可循。

　　4.3  针对C类问题，制定保密检查的可实现性对策

　　保密检查的可实现性即为检查过程的组织和协调过程的保证。鉴于部门人数众多且保密组织机构健全，保密检查的检查组常常由各科室兼职保密员不定人抽调组成。在组建检查组时，要与成员充分沟通检查目标、明确职责分工、宣贯检查要求，创造其彼此间横向交流的机会，还可借此提高基层保密管理人员保密检查技能，建立保密工作质量观念，以带动各科（室）保密工作水平整体提升。

　　4.4  针对D类问题，制定保密检查的相关性对策

　　兼职保密员岗位存在一定的流动性，因此检查人员的保密工作技能亦存在差异性，而这种差异性在保密检查过程中有着很明显的体现。技能高的检查人员能够更快、更全面的发现问题，也能够更自信的判定问题。我们通过对这些人员的表现进行分析后提出了“敢于检查、精于检查”两方面的保密检查人员素质要求，并在开展质量改进工作的期间开展了数次循序渐进的保密工作技能培训，辅之以专题交流，从意识上减少或消除人为影响因素，取得了很好的效果。

　　4.5  针对E、F类问题，制定保密检查的时限性对策

　　保密检查的时限性主要强调的是“时间节点”的重要性。我们的保密检查一直以“飞行检查”的形式开展，这样虽然能够促进保密检查工作的常态化发展，但对检查问题的整改复查及检查的覆盖面的要求相对弱化一些。为解决这一问题，我们采取了“飞行检查”与“定时定点检查”相结合的方式。“定时”即对于已经查出来的问题，除了进行处罚之外还给出了整改复查时间节点，“定点”即将检查覆盖面扩大，定为全体涉密人员（含七类人员）人数的10%以上，此举对于保密检查的全闭环式管理非常有利。

　　5    结束语

　　依托SMART原则的质量改进成果在保密检查工作中取得明显成效，大幅度降低了保密检查质量问题的发生率。由于保密检查所面对的工作局面涉及人防、技防、物防多个层面，故保密检查的手段、形式和内容还需不断延展和深入。我们将不断开展保密管理的系统性研究，培养保密管理人员队伍的技能，切实提高保密检查的可信度和影响力。