建立电子档案之初探
自从人类发明了计算机，它便以前所未有的、其它学科所无法比拟的速度向前发展，到了二十一世纪的今天，它已经渗透甚至垄断了社会生活的各个领域，在社会生产和人民生活中显示出越来越重要的作用。而作为其衍生物的网络则是另一个世界，它是不同于现实的一个虚拟的空间。网络的出现彻底改变了人们传统的思维和作业方式。电子档案同样也是应运而生的一个新事物。它的出现同样也会对传统的档案管理方式及理念产生强烈的冲击。
一 电子档案取代纸质档案的必然性
电子档案不同于传统的纸质文献档案，其前身是电子文件。电子文件的本质是人们用肉眼无法直接看到和理解的比特流。比特流所承载的信息必须借助于计算机这个辅助工具才能准确、快速地存取、识别、阅读和理解。正是由于其与传统的纸质文献的这种差别使得计算机和由此产生的电子文件乃至电子档案在当今的时代扑面而来，也正是由于它的出现，才昭示着纸质文件末日的降临，其道理就象纸的出现使得人们不会再结绳记事、刻木为契一样。
一、从档案特点来看，电子档案是纸质档案的完全替代品
尽管关于档案的定义各说不一，但档案有两个根本的特点，那就是：1、可作为凭证的原始记录性；2、可供查考利用的知识信息性。电子档案因记载着真实的历史活动而勿用置疑地具有信息性，同时它还可因其原始记录性而用作凭证（后面章节将详述）。故电子档案除了其载体与纸质档案不一样外，它与纸质档案一样具有档案的这两个根本特点，因此从档案的特点这个角度来看，电子档案是纸质档案的一个完全替代品。
二、从形成和处理方式来看，电子档案的形成及其处理方式明显优于纸质档案
当今世界是信息的世界、网络的世界。信息获取和处理的速度往往反应了其本身在信息世界的竞争水平和竞争能力。在传统的纸本操作方式下，各单位、各部门之间流转着的大量信息全部是靠纸作为载体来进行传输的。纸本的流转和传输存在以下几个缺陷：1、存在大量的冗余劳动，比如我们海关发文：某拟稿人撰写稿件一篇，在送科室领导审阅前作者本身可能几经修改。为保持美观，会将修改不多的文本重复抄写多次。经科室领导审阅批改后，为保持美观，可能还会将修改不多的文本再重复抄写多次……，因此在这个过程中会存在着大量的冗余劳动。2、传输的速度慢。3、流转的周期长导致办事的效率低。4、存在一定程度的人力、物力和时间的浪费。而电子文件的可利用网络快速传输并易于反复修改的特点刚好克服了纸质文件的上述缺陷。电子文件的形成、传输、处理等操作都远远方便于传统的纸质文件，因此它无可厚非地成为了信息时代的宠儿。电子文件相应地就在一段时期以后变成了入库的电子档案。
三、从其利用方式来看，电子档案有如下优点
第一，电子档案检索方便、快捷。因为电子档案是用光盘、磁盘等可为计算机读取的介质作为载体的，所以其检索也是在计算机上进行。目前的计算机运算速度已高达数亿次每秒，所以用它来进行文档的查找和检索是十分快捷的。同时，针对电子档案而制作的检索工具也较为单一、界面友好易于操作，使用起来非常方便。
第二，也是比较重要的一点是，电子档案适于电子网络的传输。电子文本是网络资源的一种，它能够利用电子网络进行传输。电子网络的传输有传统的传输方式所无法比拟的优势，它的传输速度极快，能适应现代人对文件流转速度的苛刻要求。它能在极短的时间内到达利用者的手中，这不仅仅是对于公文的流转以及档案资料的利用者来说是一个福音，同时，也因它的速度为我们带来了效率，从而产生出更多的经济效益。而且，我们也不必浪费大量的人力、物力来进行信息、文件的查找、索取和归还。我们可以在需要的时候直接通过浏览器在网上进行文档和信息资源的查找和利用。
第三，由于电子文本可利用网络传输的这个特点，那么就能利用它做到最大限度的资源共享。档案资料以电子文本的格式存储，其本身就可以利用网络作为载体来进行传输，这样，各个档案室、信息资料中心不必保存自己可能用到的全部档案、资料。它们可以仅仅保存自己利用率最高的那部份，或者按照即定协议来保存部份档案、资料。在需要的时候，可以方便地利用网络这个工具来进行档案、资料的检索、查找和利用。基于此，各档案资料保管单位可以相应对自己所保存的档案、资料的范围进行调整，这样就有更多的时间来对以前忽略了利用价值的档案、资料进行认真鉴定并相应地适当扩大保存对象的范围，从而减少由人为的错误鉴定因素造成的珍贵档案资料的丢失或过早销毁。
四、从其保存方式来看，电子档案有下列几个优点
同纸质档案相比，以磁盘、光盘、半导体存储器等为介质的电子档案在保存方面有以下几个优点：其一，电子档案不易因潮湿腐烂、变质，以及不会由此而造成强烈的空气污染。其二、不易于遭受虫、鼠、及其它有害生物的侵袭而损毁。其三、相对于纸质文件它更能适应温度的变化，也不像纸质文件那样不抗阳光的照射。其四、电子档案不像纸质档案一样，需要将大量的人力、物力、财力投入到纸质档案的分类、排序、组卷、装订等工作上，它侧重于数据库的管理，从而为社会节约了大量的人财物力。
先进的事物必然会取代落后的事物，这是社会发展的基本规律。既然电子档案既有纸质档案的全部功能，又具有纸质档案所不具备的优势，那么由它取代纸质档案必将是科学进步和社会发展的必然选择。
二 电子档案管理模式
电子档案的管理，包括前期的电子文件的管理和后期的电子档案的管理。
电子文件的形成和流转程序基本是参照原有的工作流转程序而设置的。传统纸质文件的形成和内部流转程序是经过多年实践考验的，它具有较强的可操作性，其严密的逻辑性也是经得起推敲的，所以电子文件的形成和流转程序也是可以信任的。基于此，电子文件的管理方式也可由纸质文件的管理方式演变完善而来。
电子档案由于其全新的特点和运作模式而对新时期的档案管理注入了新的内容, 它侧重于数据库和网络安全的管理。电子档案及其载体具有以下特点：一是容量大。目前，我们所用的普通光盘张张存储量为650M。这是一个什么概念呢？如果每份文件平均50K字节的话，一张光盘可存储13312个文件，那相当于一个诸如直属海关一样的机关单位一整年收发文件的总和的几倍。也就是说，一个直属海关这样的机关单位一年收发的文件可以用一张光盘存储起来。而如果用1.5寸的档案盒存放纸质档案，每个盒子平均存入50份文件，则与一个光盘所能存放的内容相当的所有纸质档案需用266个档案盒才能装得下。这266个档案盒排列起来足足有399寸。这样，一个容量超过10G的存储器足以容纳一个中小档案库房的全部档案内容。二、传输速度快。电子文件以二进制比特流的形式传输。在局域网上，数据传送的速率可达到0.1--100M位/秒。很多Inetrnet用户已登上ADSL网络快车，体验着超过10M/秒的高速感觉，而且，随着宽带技术的发展，数据在网络传输的速度将会越来越快。三、不受地域性的限制。这个特点使得办公室的概念成了一个虚拟的概念，这也是我们组建虚拟档案室的概念基础。不受地域的限制，每个人都可以足不出户进行办公，都可以坐在家里根据自己需要访问虚拟的档案室来获取自己所需要的信息。
我们的虚拟档案室，它是以计算机为工具，以存储和传输电子文件的介质为载体，在计算机软件的支撑下，对电子文件及档案实现网络上的虚拟集中统一管理的一个物理上并不存在的档案室。虚拟档案室应该具备以下的几个特点：1、友好的用户界面。因为虚拟档案室的大多数借阅者都是非计算机专业人才，而且每个用户都希望在最短的时间内顺利地查找到自己所需要的信息，这个时候友好的用户办面将会满足各种胃口挑剔的用户的需求。2、虚拟的集中统一管理。不管信息的存储方式是怎样的，也不管它们是否在物理上是集中，为了方便利用，我们必须实现电子档案的虚拟集中统一管理。也就是说，用户通过访问某一WEB站点便可获取自己所需的全部信息，让用户感到这些文档是集中统一进行管理的。3、应该有宏观的网络概念。为了最大限度的实现资源共享，防止重复建设，我们应在各个可能互联的档案资料中心之间达成一定的文件保存归档协议。这些档案资料中心可能是局域网内的，也可能是因特网上的，虽然各个档案资料中心的物理位置是不同的，但我们可以在通过网络实现其的互联。
其网络构建模式图示（WEB模式无法显示）：
有了虚拟的档案室，我们就可在在授权的范围内方便地浏览自己所需要的信息，查找自己所需要的档案。同时，它还可将档案工作者从繁重的体力劳动中解放出来，转变档案工作的内容及重点，以开发促利用，最大限度地发挥电子档案的社会效益和经济效益。
三 电子档案安全性的思索
诚然，虚拟档案室会给我们的档案管理和档案利用带来巨大的方便。然而，无孔不入的黑客和防不胜防的病毒却给我们电子档案的安全保密工作带来了隐患。电子档案的管理涉及到法律法规、规章制度、人员、计算机、网络管理等诸多方面，相应要保证电子档案的安全我们也只能从每一个可能存在不安全隐患的环节着手，将不安全因素防范于未然。由于网络具有极强的开放性，再加上电子文件具有易修改且修改后不易留下痕迹的特点，所以就像没办法保证纸本文件的复印件在流转过程不会被篡改复印一样，我们也没办法保证电子档案在整个流转过程中都不会被篡改利用。但是，为什么我们能信任从档案部门复印出的纸质文件，这不仅是对档案部门权威性及公正性的认可，它同时也是对用于复印的原件内容原始性的认可。同样，由于我们能够保证电子档案原件的内容、载体等的安全和完整，所以，只要保证了点对点传输过程中的安全，我们就可以确定每个直接访问虚拟档案室的用户可以获取完整而原始的信息。至于如何保证电子档案原件内容及载体的原始性，我们可以从以下几个方面来着手：
一、我们必须从制度上保证档案的形成及管理部门（以下简称"档案部门"）的权威性和严肃性。因为档案部门的权威性和严肃性是保证档案价值的前提和基础。为维护档案部门的权威性，我们必须建立相关制度来规范档案部门作业流程，并赋予其一定职责、权限及义务。如，我们必须加强内部管理，规范作业流程以保证电子文件在其传输流转过程中的安全。因为需在电子文档的载体上签章以确认其原始性，所以我们应严格并完善用印签章程序以保证签章用印的权威性和法律效力。同时，我们还应落实流转交接、借阅归还环节的责任制等。另外，我们还可以通过加强外部监督来提高档案部门的信誉。如果从制度上保证了档案部门的权威性，那么由其所制发电子文件及电子档案的价值就有了可靠的保证。
二、从技术上保证电子档案的原始记录性。技术手段是保证电子文件原始记录性的有力武器。我们可以通过以下几个手段来实现电子档案的原始性。一是为自己的企业内部网建立网关、防火墙、安装防病毒软件来防止黑客及病毒对电子档案的破坏及恶意篡改。二是通过加密、验证用户信息、输入调阅口令等手段来限定用户的访问和阅读权限，防止无关人员无意调阅、删除、有意篡改等，同时也防止用户越权访问。三是在归档时采用数字式签名、数据载体背书、在数据载体背面签章等落实经办人员责任的方法，防止有关人员的蓄意弄虚作假，从而保证电子档案载体的原始性。四是采用特殊载体，如用一次性写入光盘或不可擦除的可记录光盘等，作为载体来记录电子档案。这些载体的不可修改性保证了电子档案内容的原始性。五是通过加密备份来防范因意外或其它不可测事故而造成的电子档案的破坏。从而从技术上保证电子档案的安全性和原始性。六、在进行数据传输时，可以采用公用密钥管理、数字式签名以及对用户的身份进行严密认证等手段来实现数据在传输过程中的安全。另外，还可保留计算机的特征信息以备解决法律纠纷之用。
三、可以通过法律条款来保证电子档案的法律效力及安全。传统的纸质档案之所以可作为法律凭证，这是对档案载体的原始性的认可，是对档案部门的权威性的认可，同时也是对档案内容合理合法性的认可。上面两段就对如何从制度上保证档案部门的权威性和从技术上保证电子档案的原始性和安全性进行了论述。综其所述，经过缜密的、合理合法的工作流程而形成的电子文件在经过技术处理后，所形成的电子档案基本能同纸质档案一样具有原始的凭证作用。这样在诉诸公堂时，它完全可以成其为法律证据。当然，要电子档案具有同纸质档案一样的法律效力，我们还必须通过设立相关的法律条文及法律补充条款来保证其效力及实施的可行性。当然，我们必须加大对电子档案犯罪的打击力度，严惩电子档案相关的违法犯罪行为，那么，不法分子就不敢以身试法，从而确保电子档案的安全。
通过以上论证使我们意识到，电子档案室离我们并不遥远，虚拟档案室离我们并不遥远。电子档案的诞生及虚拟档案室的组建，对档案工作不仅是挑战，同时也是机遇，我们应以此为契机，解放思想、拓宽思路，大胆开创档案管理新模式，为我们的档案工作作出新的贡献。
上一篇文章：浅谈大练兵活动中的几个辩证关系
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一 电子档案取代纸质档案的必然性
电子档案不同于传统的纸质文献档案，其前身是电子文件。电子文件的本质是人们用肉眼无法直接看到和理解的比特流。比特流所承载的信息必须借助于计算机这个辅助工具才能准确、快速地存取、识别、阅读和理解。正是由于其与传统的纸质文献的这种差别使得计算机和由此产生的电子文件乃至电子档案在当今的时代扑面而来，也正是由于它的出现，才昭示着纸质文件末日的降临，其道理就象纸的出现使得人们不会再结绳记事、刻木为契一样。
一、从档案特点来看，电子档案是纸质档案的完全替代品
尽管关于档案的定义各说不一，但档案有两个根本的特点，那就是：1、可作为凭证的原始记录性；2、可供查考利用的知识信息性。电子档案因记载着真实的历史活动而勿用置疑地具有信息性，同时它还可因其原始记录性而用作凭证（后面章节将详述）。故电子档案除了其载体与纸质档案不一样外，它与纸质档案一样具有档案的这两个根本特点，因此从档案的特点这个角度来看，电子档案是纸质档案的一个完全替代品。
二、从形成和处理方式来看，电子档案的形成及其处理方式明显优于纸质档案
当今世界是信息的世界、网络的世界。信息获取和处理的速度往往反应了其本身在信息世界的竞争水平和竞争能力。在传统的纸本操作方式下，各单位、各部门之间流转着的大量信息全部是靠纸作为载体来进行传输的。纸本的流转和传输存在以下几个缺陷：1、存在大量的冗余劳动，比如我们海关发文：某拟稿人撰写稿件一篇，在送科室领导审阅前作者本身可能几经修改。为保持美观，会将修改不多的文本重复抄写多次。经科室领导审阅批改后，为保持美观，可能还会将修改不多的文本再重复抄写多次……，因此在这个过程中会存在着大量的冗余劳动。2、传输的速度慢。3、流转的周期长导致办事的效率低。4、存在一定程度的人力、物力和时间的浪费。而电子文件的可利用网络快速传输并易于反复修改的特点刚好克服了纸质文件的上述缺陷。电子文件的形成、传输、处理等操作都远远方便于传统的纸质文件，因此它无可厚非地成为了信息时代的宠儿。电子文件相应地就在一段时期以后变成了入库的电子档案。
三、从其利用方式来看，电子档案有如下优点
第一，电子档案检索方便、快捷。因为电子档案是用光盘、磁盘等可为计算机读取的介质作为载体的，所以其检索也是在计算机上进行。目前的计算机运算速度已高达数亿次每秒，所以用它来进行文档的查找和检索是十分快捷的。同时，针对电子档案而制作的检索工具也较为单一、界面友好易于操作，使用起来非常方便。
第二，也是比较重要的一点是，电子档案适于电子网络的传输。电子文本是网络资源的一种，它能够利用电子网络进行传输。电子网络的传输有传统的传输方式所无法比拟的优势，它的传输速度极快，能适应现代人对文件流转速度的苛刻要求。它能在极短的时间内到达利用者的手中，这不仅仅是对于公文的流转以及档案资料的利用者来说是一个福音，同时，也因它的速度为我们带来了效率，从而产生出更多的经济效益。而且，我们也不必浪费大量的人力、物力来进行信息、文件的查找、索取和归还。我们可以在需要的时候直接通过浏览器在网上进行文档和信息资源的查找和利用。
第三，由于电子文本可利用网络传输的这个特点，那么就能利用它做到最大限度的资源共享。档案资料以电子文本的格式存储，其本身就可以利用网络作为载体来进行传输，这样，各个档案室、信息资料中心不必保存自己可能用到的全部档案、资料。它们可以仅仅保存自己利用率最高的那部份，或者按照即定协议来保存部份档案、资料。在需要的时候，可以方便地利用网络这个工具来进行档案、资料的检索、查找和利用。基于此，各档案资料保管单位可以相应对自己所保存的档案、资料的范围进行调整，这样就有更多的时间来对以前忽略了利用价值的档案、资料进行认真鉴定并相应地适当扩大保存对象的范围，从而减少由人为的错误鉴定因素造成的珍贵档案资料的丢失或过早销毁。
四、从其保存方式来看，电子档案有下列几个优点
同纸质档案相比，以磁盘、光盘、半导体存储器等为介质的电子档案在保存方面有以下几个优点：其一，电子档案不易因潮湿腐烂、变质，以及不会由此而造成强烈的空气污染。其二、不易于遭受虫、鼠、及其它有害生物的侵袭而损毁。其三、相对于纸质文件它更能适应温度的变化，也不像纸质文件那样不抗阳光的照射。其四、电子档案不像纸质档案一样，需要将大量的人力、物力、财力投入到纸质档案的分类、排序、组卷、装订等工作上，它侧重于数据库的管理，从而为社会节约了大量的人财物力。
先进的事物必然会取代落后的事物，这是社会发展的基本规律。既然电子档案既有纸质档案的全部功能，又具有纸质档案所不具备的优势，那么由它取代纸质档案必将是科学进步和社会发展的必然选择。
二 电子档案管理模式
电子档案的管理，包括前期的电子文件的管理和后期的电子档案的管理。
电子文件的形成和流转程序基本是参照原有的工作流转程序而设置的。传统纸质文件的形成和内部流转程序是经过多年实践考验的，它具有较强的可操作性，其严密的逻辑性也是经得起推敲的，所以电子文件的形成和流转程序也是可以信任的。基于此，电子文件的管理方式也可由纸质文件的管理方式演变完善而来。
电子档案由于其全新的特点和运作模式而对新时期的档案管理注入了新的内容, 它侧重于数据库和网络安全的管理。电子档案及其载体具有以下特点：一是容量大。目前，我们所用的普通光盘张张存储量为650M。这是一个什么概念呢？如果每份文件平均50K字节的话，一张光盘可存储13312个文件，那相当于一个诸如直属海关一样的机关单位一整年收发文件的总和的几倍。也就是说，一个直属海关这样的机关单位一年收发的文件可以用一张光盘存储起来。而如果用1.5寸的档案盒存放纸质档案，每个盒子平均存入50份文件，则与一个光盘所能存放的内容相当的所有纸质档案需用266个档案盒才能装得下。这266个档案盒排列起来足足有399寸。这样，一个容量超过10G的存储器足以容纳一个中小档案库房的全部档案内容。二、传输速度快。电子文件以二进制比特流的形式传输。在局域网上，数据传送的速率可达到0.1--100M位/秒。很多Inetrnet用户已登上ADSL网络快车，体验着超过10M/秒的高速感觉，而且，随着宽带技术的发展，数据在网络传输的速度将会越来越快。三、不受地域性的限制。这个特点使得办公室的概念成了一个虚拟的概念，这也是我们组建虚拟档案室的概念基础。不受地域的限制，每个人都可以足不出户进行办公，都可以坐在家里根据自己需要访问虚拟的档案室来获取自己所需要的信息。
我们的虚拟档案室，它是以计算机为工具，以存储和传输电子文件的介质为载体，在计算机软件的支撑下，对电子文件及档案实现网络上的虚拟集中统一管理的一个物理上并不存在的档案室。虚拟档案室应该具备以下的几个特点：1、友好的用户界面。因为虚拟档案室的大多数借阅者都是非计算机专业人才，而且每个用户都希望在最短的时间内顺利地查找到自己所需要的信息，这个时候友好的用户办面将会满足各种胃口挑剔的用户的需求。2、虚拟的集中统一管理。不管信息的存储方式是怎样的，也不管它们是否在物理上是集中，为了方便利用，我们必须实现电子档案的虚拟集中统一管理。也就是说，用户通过访问某一WEB站点便可获取自己所需的全部信息，让用户感到这些文档是集中统一进行管理的。3、应该有宏观的网络概念。为了最大限度的实现资源共享，防止重复建设，我们应在各个可能互联的档案资料中心之间达成一定的文件保存归档协议。这些档案资料中心可能是局域网内的，也可能是因特网上的，虽然各个档案资料中心的物理位置是不同的，但我们可以在通过网络实现其的互联。
其网络构建模式图示（WEB模式无法显示）：
有了虚拟的档案室，我们就可在在授权的范围内方便地浏览自己所需要的信息，查找自己所需要的档案。同时，它还可将档案工作者从繁重的体力劳动中解放出来，转变档案工作的内容及重点，以开发促利用，最大限度地发挥电子档案的社会效益和经济效益。
三 电子档案安全性的思索
诚然，虚拟档案室会给我们的档案管理和档案利用带来巨大的方便。然而，无孔不入的黑客和防不胜防的病毒却给我们电子档案的安全保密工作带来了隐患。电子档案的管理涉及到法律法规、规章制度、人员、计算机、网络管理等诸多方面，相应要保证电子档案的安全我们也只能从每一个可能存在不安全隐患的环节着手，将不安全因素防范于未然。由于网络具有极强的开放性，再加上电子文件具有易修改且修改后不易留下痕迹的特点，所以就像没办法保证纸本文件的复印件在流转过程不会被篡改复印一样，我们也没办法保证电子档案在整个流转过程中都不会被篡改利用。但是，为什么我们能信任从档案部门复印出的纸质文件，这不仅是对档案部门权威性及公正性的认可，它同时也是对用于复印的原件内容原始性的认可。同样，由于我们能够保证电子档案原件的内容、载体等的安全和完整，所以，只要保证了点对点传输过程中的安全，我们就可以确定每个直接访问虚拟档案室的用户可以获取完整而原始的信息。至于如何保证电子档案原件内容及载体的原始性，我们可以从以下几个方面来着手：
一、我们必须从制度上保证档案的形成及管理部门（以下简称"档案部门"）的权威性和严肃性。因为档案部门的权威性和严肃性是保证档案价值的前提和基础。为维护档案部门的权威性，我们必须建立相关制度来规范档案部门作业流程，并赋予其一定职责、权限及义务。如，我们必须加强内部管理，规范作业流程以保证电子文件在其传输流转过程中的安全。因为需在电子文档的载体上签章以确认其原始性，所以我们应严格并完善用印签章程序以保证签章用印的权威性和法律效力。同时，我们还应落实流转交接、借阅归还环节的责任制等。另外，我们还可以通过加强外部监督来提高档案部门的信誉。如果从制度上保证了档案部门的权威性，那么由其所制发电子文件及电子档案的价值就有了可靠的保证。
二、从技术上保证电子档案的原始记录性。技术手段是保证电子文件原始记录性的有力武器。我们可以通过以下几个手段来实现电子档案的原始性。一是为自己的企业内部网建立网关、防火墙、安装防病毒软件来防止黑客及病毒对电子档案的破坏及恶意篡改。二是通过加密、验证用户信息、输入调阅口令等手段来限定用户的访问和阅读权限，防止无关人员无意调阅、删除、有意篡改等，同时也防止用户越权访问。三是在归档时采用数字式签名、数据载体背书、在数据载体背面签章等落实经办人员责任的方法，防止有关人员的蓄意弄虚作假，从而保证电子档案载体的原始性。四是采用特殊载体，如用一次性写入光盘或不可擦除的可记录光盘等，作为载体来记录电子档案。这些载体的不可修改性保证了电子档案内容的原始性。五是通过加密备份来防范因意外或其它不可测事故而造成的电子档案的破坏。从而从技术上保证电子档案的安全性和原始性。六、在进行数据传输时，可以采用公用密钥管理、数字式签名以及对用户的身份进行严密认证等手段来实现数据在传输过程中的安全。另外，还可保留计算机的特征信息以备解决法律纠纷之用。
三、可以通过法律条款来保证电子档案的法律效力及安全。传统的纸质档案之所以可作为法律凭证，这是对档案载体的原始性的认可，是对档案部门的权威性的认可，同时也是对档案内容合理合法性的认可。上面两段就对如何从制度上保证档案部门的权威性和从技术上保证电子档案的原始性和安全性进行了论述。综其所述，经过缜密的、合理合法的工作流程而形成的电子文件在经过技术处理后，所形成的电子档案基本能同纸质档案一样具有原始的凭证作用。这样在诉诸公堂时，它完全可以成其为法律证据。当然，要电子档案具有同纸质档案一样的法律效力，我们还必须通过设立相关的法律条文及法律补充条款来保证其效力及实施的可行性。当然，我们必须加大对电子档案犯罪的打击力度，严惩电子档案相关的违法犯罪行为，那么，不法分子就不敢以身试法，从而确保电子档案的安全。
通过以上论证使我们意识到，电子档案室离我们并不遥远，虚拟档案室离我们并不遥远。电子档案的诞生及虚拟档案室的组建，对档案工作不仅是挑战，同时也是机遇，我们应以此为契机，解放思想、拓宽思路，大胆开创档案管理新模式，为我们的档案工作作出新的贡献。
上一篇文章：浅谈大练兵活动中的几个辩证关系
下一篇文章：消防救援工作初探