分享Word的创建及维护心得

 

　大文档的创建与维护就像大文档本身一样复杂多变，本文结合笔者使用Word 2000编写论文时的经历，谈谈这方面的体会。

　1.大纲

　在撰写大文档时，我们一般会先写一个提纲，然后再逐步充实内容，Word2000的大纲

视图可以帮助我们完成这一任务。单击“视图→大纲”进入大纲视图，然后按照提纲输入各级标题文字。几个常用操作如下：

　升级标题：按tab键；

　降级标题：按shift＋tab键；

　将标题转为文本：选择内容，然后按l＋shift＋n组合键。

　虽然在大纲视图中文档的结构一目了然，但若能给每个标题加上编号，会更清楚一些。方法是：单击“格式→项目符号和编号”选单，单击“多级符号”标签，选择一种标题编号方式，单击确定。

　2.动态信息

　上述的大纲标题就是文档动态信息的一个方面，假设我们调换了不同章节的位置，则后续所有章节的各级标题编号都要做相应的改变，对于一个大文档手工进行这样的调整，无疑相当费时费力。但在Word 2000中，只要你采用标题来建立提纲，有关标题的任何一个改变都会自动传递到其它标题上。下面介绍两个与此有关的抽象的概念。

　(1)“样式”

　“样式”是Word 2000动态维护信息的一个重要手段。我们输入的任何信息背后都有一种样式，例如，文档中的大部分文本使用的是“正文”样式。了解与采用“样式”的好处在于：只要对“样式”进行一次改变，那么所有基于这一“样式”输入的文本也自动随之改变。而且，你不仅可以使用定义好的样式(如标题)，也可以重新定义一个新的“样式”，此功能位于“格式→样式”选单。

　(2)“域”

　“域”也是一种重要的信息动态更新方式，例如，页码就是一种“域”，随着文档页数的增加，页码也会相应变化。后面要谈到的题注、目录等都是“域”的实现。此功能位于“插入→域”选单。

　(3)小结

　如果要动态改变格式，使用“样式”；

　如果要动态改变内容，使用“域”。

　3.创建复杂文档

　对于大文档来说，各种复杂的情况都可能发生，如何在同一文档中同时使用多种排版方式，“节”是一个途径。在Word中你可以创建任意多的“节”，不同“节”之间用“分节符”隔开。

　(1)插入“分节符”