如何让文件撰写更轻松

身在职场当然难免要撰写大量的各种不同格式的文件，大到公司的合同、报告小至个人的请假条、入党申请书、学习心得，各种各样的文档实在让人头痛。新版的WPS Offe 2009个人版全面加强网络化，让我们在撰写此类公文时更加得心应手。  

一、在线模板，格式标准尽在掌握

通常每种文件都有其特定的标准文体格式，例如公司要把空房出租，老总让你起草一份房屋租赁合同，那么你至少要知道租赁合同的标准格式和基本条款。一般来说你总得先找份租赁合同样本参考一下吧？有了WPS Office 2009个人版就不必这么麻烦了，只要使用在线模板新建，不管是合同、协议还是请假条都可轻松搞定。

打开WPS文字2009,在首页中单击“打开模板”卡片，等显示出模板列表后，直接在“搜索”按钮前的输入框中输入要查找的内容，就输入一个“租”字吧，当然也可多输入几个字以减少查找范围，回车确认或单击“搜索”按钮，即可找出租赁房屋合同的模板（图1）。直接单击“房屋租赁合同”模板右侧的“应用模板”按钮，即可用租赁房屋合同模板新建一个文档。看看新文档中的格式、基本合同条款是不是都很齐全？（图2）现在你只要按需要填写相关内容，再加上一些补充条款就行了。

当然，你若是不清楚具体模板名称也可以单击“模板类别”下的类别项，慢慢逐页查找啦。不过还是直接使用搜索比较方便吧？应用过的模板会自动下载到本地，以后即使没上网只要单击“打开模板”卡片右下侧的“切换到本地模板”，仍可使用下载的模板。下载的模板默认保存在C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Kingt\Office6\templates\download，你只要把这文件夹复制粘贴到其它电脑的相同路径下，即可把下载的模板移植到不能上网的电脑上使用。

二、安装插件，参考资料随手拈来

平常我们撰写文件时往往需要大量参考引用相关文档、图片等等，特别是一些总结、报告类的。目前全国正在推行科学发展观学习，相信大家都在伤脑筋怎么写学习科学发展观心得体会吧，这就是一项需要大量参考文档的工作。在WPS Office 2009中只要安装一个查资料的小插件就可以让我们直接在WPS窗口中查找打开参考文件、图片。

1.安装插件

打开WPS文字，单击“插件”工具栏上的“插件平台”图标，打开“插件平台”窗口。单击切换到“推荐插件”选项卡，在显示的推荐插件列表中，已安装的插件项会注明已经安装，可以看到“查资料”插件并未安装。选中“查资料”插件项，单击显示的“安装”按钮（图3），等插件下载安装完成即可。


2.查找资料

打开WPS文字，新建一个文档，然后单击“插件”工具栏中的“查资料”图标，打开“查资料”窗格。在窗格上侧的搜索框中输入要查找的关键字“科学发展观心得”，回车确认。默认找到的是大量的图片，单击显示的图片即可直接把它插入当前文档中。不过我们要找的并不是图片，所以还要再单击下面的“文档”显示找到的文档，即可看到大量的科学发展观心得文档，每篇下都有简单的内容介绍（图4）。找一篇和自己行业相近的，直接单击即可在WPS文字中打开该文档，多打开几篇综合一下就行了。


在此单击搜索框后的下拉列表，可指定查找文档的具体格式以进一步缩小查找范围，还有不少标签是可以提高查找效率的，大家一试便知，就不细说了。

注：不管有没有打开“查资料”窗格，你只要在编辑的文档中选中要查找的文字，右击选择“查资料”，即可自动把选中文字内容复制到“查资料”窗格中，并按选中文字内容完成搜索。

有了以上两招要编辑各种公文应该很轻松了吧，你唯一需要考虑的问题就是如何确保你的电脑能随时连线上网