如何批量制作员工信息卡

  在实际工作中，用户可能经常需要编辑大量格式一致，仅有部分内容不同的文档，如提醒邮件、员工工资单等等。如果使用手工编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，但一旦份数比较多，这就成了一件非常苦恼的事情。 那么，有什么办法既可以减少枯燥无味的重复工作，又能提高工作效率呢？

  其实WPS文字新增的“邮件合并”的功能，就能轻松满足用户的这种需要。  

  邮件合并简介

  什么是“邮件合并”？从功能的命名上来看，“邮件合并”似乎与邮件有关，其实它的作用是在邮件文档（主文档）的固定内容中，通过与数据库（或数据表）中的记录进行整合，从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。

  “邮件合并”功能并非仅仅用于批量处理信函、信封等与邮件相关的文档，目前已经被用户广泛用于批量制作标签、工资条、成绩单等应用。

  下面通过“制作员工信息卡”的实例，向用户简单介绍如何使用“邮件合并”功能。

  建立数据库

  首先使用WPS表格建立“员工信息表”，制作完成后的工作表如图 1所示：

图1 员工信息表

  注意：数据表必须具有标题行（在数据库中通常称为“字段”），数据区域不能有空行。

  创建主文档

  启动WPS文字，使用表格工具添加表格，建立员工信息卡的“主文档”，如图 2所示：

图2 建立信息卡主文档

  添加字段域

  本实例将介绍在一页内制作4张“员工信息卡”的操作方法，具体步骤如下：

步骤1　选择“工具｜邮件合并工具”菜单项，调出“邮件合并”工具栏，如图 3所示。

  图3 “邮件合并”工具栏

  步骤2　点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，进入“选择数据源”对话框，如图 4所示。

　

  图4 “选取数据源”对话框

  步骤3　选择已经建立的“员工信息表”，点击“打开”按钮，在“选择表格”对话框中选择“员工信息表$”，如图 5所示。

图5 在打开的文件中选择指定的数据表――员工信息表