XX市XX局办会指南
XX市XX局办会指南
为了加强会务管理，规范办会程序，不断提高办会质量，促使我局各类会议进一步规范化、制度化，根据《XX市XX局工作规则》和相关会议制度，制定本指南。
一、会议分类
本指南所称会议，系指由我局主持召开或协助承办的有局外人员参会的各类会议。具体分类如下：
㈠ 上级部门在我市召开的各类会议。如国家XX部或XX局主持召开的需由我局协助的全国性或综合性会议。
㈡ 由我局承办的各类区域性会议。如京津沪渝直辖市XX局长联席会、西南六省七方XX信息工作会、长江流域资源开发联席会等区域性会议。
㈢ 由我局主持召开的各类会议。如每五年一次的全市系统工作会、每年的全市XX局处长会等全局性或综合性会议以及各业务处室以我局名义召开的单项业务工作会议。
㈣ 其他由我局召开的各类会议。如临时召开的一些人数较少、规模较小的工作座谈调研会议。
二、会议组织机构
根据会议需要，通常设置会议总负责人，下设秘书组、会务组、宣传接待组；如会议规模较大或特别重要，可适当增设活动组。
㈠ 总负责人。通常由1名分管局领导或主办处室负责人担任。
㈡ 秘书组。上级部门在我市召开的有关综合性会议或应由我局承办的区域性会议以及我局主持召开的全局性会议（含全市XX局处长会议），原则上由政策法规处牵头，相关业务处室人员参加；上级部门在我市召开的有关专业性会议和其他由我局召开的单项业务工作会议，原则上由主办业务处室牵头，相关处室人员参加。必要时可吸收相关单位或区县(自治县、市)XX部门有关人员参加。
㈢ 会务组。上级部门在我市召开的有关综合性会议或应由我局承办的区域性会议以及我局主持召开的全局性会议（含全市XX局处长会议），原则上由办公室牵头，相关业务处室人员参加；上级部门在我市召开的有关专业性会议和其他由我局召开的单项业务工作会议，原则上由主办业务处室牵头，相关处室人员参加。必要时可吸收相关单位或区县(自治县、市)XX部门有关人员参加。
㈣ 宣传接待组。通常由主办业务处室及与会议内容相关的处室人员组成。
㈤ 活动组。根据会议需要，从全局各处室抽调有关人员组成。
三、职责分工
根据会议组织需要，各组职责及工作事项如下：
㈠ 总负责人
会议总负责人在局党组领导下工作，并对局党组负责，其职责和具体事项为：
1．主持召开筹备会，提出总体要求，明确各组负责人及职责分工；
2．审查会议筹备方案及各类文稿；
3. 指导、检查、督促、协调各组工作；
4．组织实施会议活动；
5．总结评价会议效果。
㈡ 秘书组
通常设组长1名，副组长1－2名，成员数名。秘书组在会议总负责人领导下工作，并对总负责人负责，其职责和具体事项为：
1．起草会议筹备方案，并报局领导审定后分送各组实施；
2．起草会议通知，并报局领导审定后印发；
3．组织起草各级领导讲话(发言)文稿，并报各级领导审定；
4．组织起草会议欢迎词、主持词和闭会词，并报局领导审定；
5．组织起草会议所需宣传提纲或新闻通稿（含背景资料），并报局领导审定；
6．拟制会议议程，报局领导审定后交会务组编印；
7．收集、整理和编印会议所需文字材料；
8．对会议资料及相关物品(笔、笔记本、文件袋、出席证或代表证)验收装袋后交会务组分发；
9．制作会议综合光盘交档案室存档。
㈢ 会务组
通常设组长1名，副组长1－2名，成员数名。会务组在会议总负责人领导下工作，并对总负责人负责，其职责和具体事项为：
1．按照会议总体要求编制经费预算方案，送局领导审定后实施；
2．收集参会人员名单(包括单位、姓名、职务、性别、民族、是否住宿、有无驾驶员随同以及到达班次、时间、地点和返程班次、时间、送站地点等基本情况)，并及时送交宣传接待组；
3．联系落实会场并安排食宿，制作并摆放席桌卡；
4．编印会议指南；
5．采购会议所需物品(包括笔、笔记本、文件袋、礼品等)，并移交秘书组装袋；
6．制做会议奖牌、证书、光荣花、出席证(代表证)、工作证及会标、横幅，并分别移交秘书组和宣传接待组或活动组；
7．起草房间欢迎辞及礼品问候语，并可根据会议需要在房间门上张贴参会人员姓名；
8．联系制作欢迎横幅等报到用标识，并督促宾馆及时悬挂和摆放到位；
9．调度安排接站、参观、送站等工作用车，并及时提供宣传接待组或活动组；
10．布置会场(印制会议座次表，悬挂会标，设置主席台，摆放座牌、茶水、香巾、鲜花或植物，调试音响及灯光)；
11．印制会议签到册、就餐券，联系并协调会议合影事宜；
12．印制并分发参会人员名单；
13．组织报到事宜，分发会议文件、座次表、房号或房卡、礼品、就餐席桌平面图，介绍各种临时性调整或安排的注意事项；
14．负责会议现场协调和跟踪服务；
15．负责会议期间的值班事宜，为参会人员提供各类会务咨询服务；
16．牵头负责会议期间的安全、医护及突发事件的应急处置。
17．会议结束时回收房卡。
㈣ 宣传接待组
通常设组长1名，副组长1－2名，成员数名。宣传接待组在会议总负责人领导下工作，并对总负责人负责，其职责和具体事项为：
1．邀请并接待各级领导和新闻单位；
2．向会务组提供准确无误的参会领导姓名、职务、到会和离会时间以及参加的活动内容等具体情况；
3．编制会议接待与活动日程安排表，报局领导审定后交会务组编入会议指南；
4．接送参会人员；
5．组织现场录音、录像、摄影，做好音像资料收集整理工作并移交秘书组；
6．会前组织颁奖仪式排练，会中按会议议程安排引导受奖人员依次上台领奖；
7．负责安排落实会议参观、观看演出、集体购物等活动，并做好会议活动期间的安全防范工作。
① 联系参观地点，购买门票，邀请解说并陪同参观；
② 联系包场演出或购买演出门票，以及组织演艺人员演出，制做并摆放座牌、节目单、茶水、香巾；
③ 联系集体购物地点，通报购物时限，并陪同购物。
㈤ 活动组
通常设组长1名，成员数名。活动组在会议总负责人领导下工作，并对总负责人负责，其职责和具体事项为：
1．编制会议活动安排表；
2．承担宣传接待组的第6、7项工作任务。
四、会议流程
按照一般的办会规律，会议流程大致包括以下几个方面：
㈠ 秘书组或主办处室起草会议筹备方案，并报局领导审批；
㈡ 会议总负责人召集筹备会议，提出会议总体要求，明确各组负责人及职责分工；
㈢ 各组制订工作计划，分解工作任务，明确各项工作责任人及完成时限；
㈣ 各组按职责分工及具体事项开展筹备工作；
㈤ 总负责人适时听取各组工作进展情况汇报，协调解决筹备工作中的有关问题；
㈥ 前往机场、车站、码头迎接参会人员；
㈦ 组织报到(分发文件、房号或房卡、就餐券等，明确注意事项)；
㈧ 做好会议服务工作(搞好会场协调，分发参会人员名单，引导参会人员入坐，组织和引导受奖人员按顺序上台领奖)；
㈨ 组织会议活动，陪同参观，观看演出，集体购物；
㈩ 做好房卡回收及送站工作，整理会议资料并及时归档；
(十一) 会议总结。
五、会议文件和资料
会议文件和资料主要包括会议通知、会议指南、会议主报告、主持词、欢迎词、闭会词、上级有关文件及政策法规、本局有关文件及政策法规、调查问卷、表彰通报、经验交流材料等，其中最基本、最常用的材料为会议通知和会议指南。
㈠ 会议通知
通常由会议内容、会议时间、会议地点、参会人员范围、参会人员报到要求及注意事项、联系人及联系电话等部分组成。
㈡ 会议指南
通常由欢迎词、会议须知、作息时间、会议日程表(包括时间、形式、内容、主持人或陪同领导、地点)、参会人员名单(包括单位、姓名、性别、职务、房间号、联系电话)、分组讨论名单、工作人员名单、会议值班房间及电话、常用电话及使用方法、会议文件目录等部分组成。
其他各类会议材料，可根据会议需要选用。
六、附 则
整个会务工作，均应本着精减、效能的原则进行。
㈠ 会议总负责人可根据会议规模及重要程度，临时调整各组工作职责。
㈡ 会议流程可根据会议需要适当增减。
㈢ 会议工作人员可同时参加两个以上工作小组。
㈣ 会议适用的各类表格可根据需要选用。
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