应用写作概说 - 写作知识
第一节应用文的性质
一、什么是应用文什么是应用文？对此，不少应用写作教材作了不同的解释。我们的理解是：应用文是机关单位、团体或个人在工作、学习和日常生活中用于处理事务、沟通关系的具有一定惯用格式的书面材料的总称。
关于应用文的这一定义，包含了以下几
个命题：
1．应用文的作者包括机关单位、团体或个人。机关团体、单位一般说来不可能作为文艺作品的作者，但却常常是应用文的作者。这一命题反映了应用文作者的广泛性。
2．应用文是人们在工作、学习和日常生活中形成和使用的。这说明了应用文使用上的广泛性，也将应用文与文学作品、学术论著和一般性的记叙文（如冰心的《笑》）、说明文（如林斌、陶定光的《笑》）、议论文（如苏洵的《六国论》）等区别开来。
3、应用文是用以处理事务、沟通关系的。这是应用文实用性这一重要特点的反映。“处理事务、沟通关系”这一点说明了写作应用文的目的意图及应用文内容方面的性质特点，也反映了应用文的基本作用。
所谓事务，指的是与人们的日常工作、学习、生活等需要紧密相关的，具有很强的现实需求的各种具体事情（它包含了现实的时空因素，不同于想象等活动可不受时空限制）。
有的应用文教材在“处理事务、沟通关系”之外还提到“传播信息”。其实，应用写作作为一种语言交际活动，从信息论的角度看，实际上就是一种信息传输活动。似无必要在“处理事务、沟通关系”之外特别提出“传播信息”。同时，只提“处理事务、沟通关系”也有利于将应用文中的信息传输与一般的信息传输区别开来，以免把应用文的范围搞得太大。
4、应用文往往具有一定的惯用格式。这是应用文程式性的主要表现。
5、应用文是语言交际的书面材料。这里实际上是要说明，应用文并不都具有文章的面貌。不说“文章”而说“书面材料”，是因为应用文中有不成文（即不同于一般的文章形式）者，如简单的电文、会议记录等（“会议记录，用流水账方法实录会议的进程颓榭觥Ｋ媸怠⑷妗⒆匀唬怀晌模怯泄鼗嵋榍榭龅?/Agt;最原始材料”）(1)
我们将要看到，应用文的几个重要特点（下面将具体谈到）都是从应用文的这一定义中引出来的。
二、关于“应用文”这一概念是否科学的讨论
“应用文”这一概念或提法是否科学，对此，人们的认识并不一致。
有人持否定态度,认为“就广义说，所有文章都是应用的，都是实用的”，“没有单独分出‘应用文’或‘实用文’一类的理由。”（1950年出版的初中语文教材的“编辑大意”）叶圣陶先生也“反对‘应用文’这个提法，因为既然是文体，没有不可应用的。”(2)而对应用文这一概念持肯定态度的人则认为，就狭义而言，并非所有的文章都是应用的、实用的。如那些抒情写志的散文（如陶渊明《桃花源记》）、描摹景物的散文（如碧野《天山景物记》），那些评论历史人物或事件的史论（如欧阳修《桐叶封地辩》、《伶官传序》，王安石《读孟尝君传》）。
这两种意见的分歧，主要是集中在对“应用”、“实用”的不同理解上。前者是从广义上理解的。后者则是从狭义上理解的。其实，对所谓“应用”、“实用”应结合主旨（用来做什么）、情境、场合（什么时间、什么地点，什么情况等）来看。花瓶与饭盆就各有用场，各有应用、实用之处。我们所讲的“应用”、“实用”，指的是在现实生活中处理事务、沟通关系等方面的应用、实用。这方面的应用、实用显然不是所有的文章都具有的。因此，提出应用文这个概念并不是没有道理的。
另外，还有人从表达方式的运用上着眼，对应用文这一提法提出异议。他们认为，所谓应用文，所用的表达方式仍是叙述、描写、说明、议论等几种。如写家信，用记叙方式来讲述自己的近况；用说明的方式来讲述事物的形状特征；用议论的方式来发表个人的意见；用抒情的方式来表达自己的情感。林觉民的《与妻书》就是放在记叙文里讲的。记叙文、说明文、议论文等文体已经包括了应用文在内，无需再提出应用文这一概念。此外，记叙文、说明文、议论文等文体是从表达方式的不同去分类的，而应用文则不然。现在将应用文与记叙文、说明文、议论文并举，是违背了分类的基本要求即每一次分类必须用同一标准。
我们认为，说“将应用文与记叙文、说明文、议论文并举，是违背了分类的基本要求即每一次分类必须用同一标准”这是对的，而说“记叙文、说明文、议论文等文体已经包括了应用文在内”则是值得商榷的。尽管应用文所用的表达方式主要也就是叙述、描写、抒情、说明、议论等几种，许多应用文，从表达方式上看，是可以分别归属于记叙文、说明文、议论文等文体中，但也确有不少应用文是无法划归记叙文、说明文、议论文等文体的。例如一些简单的便条、启事、三言两语的商品广告等。此外，许多应用文，如合同、电报、公文，都有其特定的惯用的格式。这同一般的记叙文、说明文或议论文是不同的。我们所讲的应用文，无论在内容还是在形式上，在写作还是在接受上都有同一般记叙文、说明文、议论文等文体不同的要求。此外，一般的记叙文、说明文或议论文写得好的人，不一定就能写出好的应用文。《文心雕龙·书记》曾指出“才冠鸿笔，多疏尺牍”的现
象。三国时有一谚语：“汝无自誉，观汝作家书”。可见，在记叙文、说明文、议论文等文体之外强调学习应用文，是现实的需要，决不是多此一举。当然，我们要注意到应用文与记叙文、说明文、议论文之间并非并列关系。
有人认为，应用文这一名称在科学性方面不够周严，因而提出“实用文”或“程式文”来取代“应用文”。但“实用”与“应用”并无多大差别。如1955年中国青年出版社出版的《怎样写应用文·序》就说过：“一切文章，就广义说，都是实用的。”可见，对“实用”两字也存在着广义与狭义两种不同理解（如果从广义来说，一切文章都是实用的，那么文学作品也是实用的。而狭义的实用性主要是与文学作品等的非实用性相对而言的。）而用“程式文”来取代“应用文”，许多程式上要求并不严格的应用文就会被排除出去，例如调查报告。我们认为，“应用文”这一名称既然沿用已久，形成习惯的提法，还是有其存在的必要，有使用的价值。
此外，有人虽也提出应用文这个概念，但把文学作品以外的书面材料均归入应用文中。例如，吕叔湘认为“文艺作品以外的文字都是应用文”。陈独秀也曾认为：“文之大别有二，一曰应用之文，一曰文学之文”（1917年5月1日《新青年》第三卷第三号，附于刘半农《我之文学改良观》之后）。这种说法与“所有文章都是应用的，都是实用的”可说是大同小异。他们所说的应用文与我们所说的应用文显然也不是同一概念。
三、应用文与记叙文、说明文、议论文的关系
记叙文、说明文、议论文是普通写作学上根据写作主旨（从文体的角度而不是从单篇文章的角度来说的）、表达方式的运用（指主要运用什么表达方式）对一般文章划分出来的文体名称，而所谓应用文则是根据其具有“处理事务、沟通关系”方面的实用性和一定的惯用格式等方面的特点而提出来的。可见，记叙文、说明文、议论文这三大文体与应用文并不是从同一角度、根据同一标准去划分出来的，因此，它们之间不存在并列关系。从划分的要求上说（每一次划分只能依据同一个标准），可将所有文章分为应用文与非应用文两类，而记叙文、说明文、议论文都与应用文或非应用文具有交叉关系。如下面的图表所示:
应用文非应用文
记叙文、说明文、议论文
记叙文
（冰心《笑》）
（林觉民
《与妻书》）
应用文
（电文、会议记录、广告词、请假条、借条等）
说明文
（林斌等《笑》）
产品说明书
议论文
（苏洵《六国论》）
（李斯
《谏逐客书》）
第二节应用文的基本特点
应用文的特点可概括为下面几点：
一、使用上的广泛性这反映在以下几方面：
1.使用者（作者和读者）广泛：包括一切组织与个人。任何组织与个人都要用到应用文。
2.时间方面：就整个社会而言是“自有文字以来”就有应用文；就个体而言则是“终其一生”都与应用文相关（出生时有出生证，死亡时有死亡证）。
3.空间方面：从地理空间上说，中外、四方，凡有人群的地方，只要有文字的使用就会有应用文；从社会空间上说，社会生活的方方面面（工作、学习、生活、娱乐等方面）都会用到应用文。
4.使用频率高：无论是从整个社会看，还是从个体看，应用文的使用频率都是最高的。
二、内容上的实用性
“实用”常与“美观”相对而言。人们说到虽美观但不实用的东西时就往往说是“中看不中用”。“实用”体现出一定的功利性、适用性。
应用文的实用性指的是为处理事务、沟通关系的实际需要而写作，讲求现实效用。应用文的实用性集中表现在与具体的工作、事务（包括沟通关系等）相联系的事务性上面。应用文写作总是直接地与工作、学习、生活中的某些具体问题、具体事项相联系，旨在解决现实存在的某些问题，满足客观实际需要，因而最讲究现实的效益。也就是说应用文的写作旨在应用、有用，能解决问题，满足客观实际需要。其生命在于应用、实用而不在于欣赏，不在于给人以美的享受，不在于个人情感的宣泄。
应用文，皇墙灿杏茫蛘咚凳紫冉灿杏茫钦飧觥坝杏谩敝傅氖锹闶挛裥苑矫嫘枰挠杏枚皇亲饔糜诿栏校饔糜谥魈迩楦械挠杏谩Ｒ虼怂煌谀切┮话愕氖闱樾粗尽⒚枘【拔锏氖摹?ANlang=EN-Ugt;
应用文的实用性还反映在下面三点：
1．时效性强。主要体现在成文、收发与办理方面。如会议通知，不及时发出就影响会议的召开；不及时办理也会影响应用文的现实效用。应用文由于时效性强，因此，对应用文的收发、处理也往往有严格的要求，这在法定公文中表现尤其突出。例如：
《广东省人民政府办公厅行文规则》中规定：“二、公文收发时间：1.通过交换发出的文件、信函，每天上午九时前送到通信班的,当天上午发出,九时后送到的,第二天上午发出。2.通过邮寄和机要邮局发出的文件、信函，每天上午下班前送到通信班的，当天下午发出；下午上班后送到的，第二天下午发出。3.急件、电报当天送出；要求限时送到的，必须在限定时间二小时前送到通信班。”(3)
《广东省人民政府办公厅办理公文的时限要求》：“一、机要室收到的各类公文（含需要办理的电报，下同），应在半个工作日内分送到各业务处室。二、业务处室处理公文的时限要求：（一）请示性文件和代拟稿1.可以直接送领导审批的请示性文件，应在一个工作日内呈批，可以修改后送领导审批的发文代拟稿，一般应在三个工作日内改好呈批。……（二）会议纪要工作会议和省府常务会议后，经办人应在两个工作日内拟好纪要文稿呈批。”（摘自粤府办[1993]62号文。）(4)
应用文具有现时接受性。从写作方面说，应用文写作要保证读者能快捷、准确地理解文中的内容。其它文体尤其是文艺作品则往往允许读者接受的滞后（作者的认识超前，读者的接受滞后于作者的认识）。如荒诞派戏剧《秃头歌女》(5)。这是没有完整的剧情，没有明显的冲突，也没有具有个性的人物的一出戏。这出戏刚上演时剧场里走得只剩下三个观众，而若干年后却风靡欧洲。
2．非自主性强。写不写、写什么、如何写甚至看不看、执行与否等均由所写内容涉及的具体事情的客观实际需要决定，往往由不得作者或读者的主观意志。如邀请书不能不写明出席的时间、地点；不按邀请书规定的时间、地点赴约，不按缴费通知书规定的时间、数额缴费，就会误事或为此会出代价。又如，要召开会议，就得写会议通知。
3．指向性明确。指交际对象、交际领域较明确。
“一般的书刊谁都可以看，并无定向表述，而公文除公报、公告等之外，大都有致发对象。对象不同，内容、语气也不同。”(6)
有些应用文体其收文对象是有关方面明文规定的。例如行政机关制作的议案只能发往同级人民代表大会及其常务委员会。
三、形式上的程式性
主要指具有一定的惯用格式。就一般的文章写作而言，格式大致包括以下三方面内容：
1、行文款式（文面格式、书写格式），简称行款。指文字、标点符号等的书写或排印方面的规定（如横书横排、从左至右、转段空两格，旧式书信、公文中的抬头制度等；标点符号中的”、）、》等标号不能顶格书写等），标题、署名等位置的规定等。
2、内容表达的书面形式。如分条列项式、篇段合一式、表格式等。条列式中有的分章又分条（如《国家行政机关公文处理办法》），有的分条不分章（如《中华人民共和国中外合资经营企业法》）。
3、正文的组织结构方式（文章内部的组织结构方式）。包括行文顺序、段落层次的安排、开头结尾的安排等等。
非应用文的一般文章及文学作品，对于文章内部的组织结构不求固定的格式，文学作品更是要求“文无定法”。应用文则不然，在行文顺序、开头结尾的安排等方面都要求有较固定的安排。
对于应用文来说，除了上述三个方面以外，还有一个重要的方面，即“结构要素”（或称“结构项”）方面。所谓“结构要素”指的是一种应用文体的基本构件，即一种应用文结构方面的各个部分和项目（或者说是组合单元、部件）。例如，经济业务工作中使用的原始凭证，就有凭证名称、编制日期、凭证编号、接受单位名称、经济业务内容、实物数量和金额、编制单位和有关人员签章等“凭证要素”。
程式有不少是约定俗成的，有的则是由有关部门制定出来并强制遵守执行的，旨在便俗致用。如信封的写法，在英语地区就有不同于我们的习惯。他们在信封的左上角写寄信人的姓名、地址，右下角写收信人的姓名、地址。据1984年2月6日《羊城晚报》载，中山大学一学生写信到国外，就因为不懂寄往国外的信封的写法，结果信被退了回来。
程式的积极作用主要表现在有利于迅捷、准确地传递、接收、处理信息等方面。如法定公文有较严格的体式，就是为了便于公文的运转处理（如登记、分送、存档等）而制定的。应用文作为传输信息的载体，要考虑体式的规范。如果发讯者不注意这一点，往往会影响接收者对信息的及时接收、处理、贮存和反馈，甚至失去控制，贻误大事。
叶圣陶先生还说过：“程式不是客套。程式之中实在包含着情分和礼貌，不注意程式，在情分上礼貌上若有欠缺，就将使对方不快。”（《中学国文学习法》）
还应指出的是，一种应用文体的程式并不是一成不变的。内容决定形式，社会生活的变化必然引起文章内容的变化，也必然引起文章形式上的变化。但在一定时期,任何一种应用文体的程式还是有其相对的稳定性的。
四、主体上的确定性
主体此指交际主体，包括作者与读者两方面。应用文作者的身份、角色明确，读者对象也较明确，并形成一定的关系。公文的上行、下行、平行均体现了作者与读者间特定的关系；非普发性公文对象明确，普发性公文也有一定的对象与范围，广告亦有一定的指向（广告原则之一就是对象原则）。
辨别一篇文章是否应用文，应着重将实用性与程式性这两方面结合起来考虑，不可偏废。如书信体小说，虽有书信的形式特点，其内容却无实用性特点，就不能算是应用文。
第三节应用文的分类
一、种种不同的分类
由于所用分类标准不同或出于其他方面的考虑，不少应用写作教材对应用文所作的分类有所不同，甚至有很大差异。例如：
（一）陈子典、李硕豪主编的《应用写作教程》（修订本）（暨南大学出版社1993年8月第二版）将应用文分为五大类：
1．通用公文（国务院办公厅规定的十类十五种行政公文，公报、条例、规定、办法、章程）
2．事务文书（计划、总结、调查报告、工作研究、讲话稿、汇报提纲、会议记录、大事记、提案、简报）
3、专用文书（财经调查、经济活动分析报告、经济预测报告、经济合同、商品说明书、广告词、科技文摘、学术论文、民用诉状）
4、涉外文书（涉外会议纪要、涉外意向书、涉外合同、合营企业章程、涉外公证书、外贸商业信函等等）
5、生活文书（介绍信和证明信、感谢信与慰问信、建议书与倡议书、聘书与请柬、启事与海报、介绍材料、贺词、申请书、讣告与悼词）
（二）诸孝正、陈妙云编著的《应用写作》（广东省自学考试委员会组编本，广东高等教育出版社1998年4月第一版）将应用文分为四大类：
1、行政公文（国务院办公厅规定的十二类十三种）
2、事务文书（计划、总结、调查报告、综述、简报、会议记录、章程、启事、海报、条据）
3、信函文书（介绍信、证明信、邀请信、感谢信、慰问信、求职信、申请书、倡议书、建议书、涉外书信等）
4、经济文书（经济合同、经济预测报告、经济活动分析报告、经济司法文书﹤起诉状、答辩状﹥、商品说明书）
由于应用文范围甚广，种类丰富复杂，因而在某些应用文体的归属上，人们的认识也并不一致。
二、我们对应用文的分类
根据分类的基本原则（1、要包举，即一个事物内部所包含的各小类的总和，应等于该事物的全体；2、对等，即事物的各小类之间，要互相排斥，既不能重迭也不能越级；3、正确，指要用统一的标准）和应用文的实际，我们认为把应用文分为以下四大类较为合适：
1.法定公文
属狭义的公文，包括党政军各自规定的公文。法定公文是有法定的作者、特定的体式、一定的办理程序、严格的阅读范围的用于处理公务的文书。包括党、政、军等方面的法定公文。属狭义的公文。一般应用文教材中讲的主要是国家行政机关公文。
2.通用的机关事务文书
属广义的公文，各种机关单位都要用到或经常使用的。包括计划、总结、调查报告、会议记录、规章制度等。
3.专用的部门业务应用文
它有一定的专业性。如司法文书中的诉状、辩护书等（判决书有法定作者，是法院专用的，应属法定公文中的司法公文），外事部门的照会、备忘录等外交文书；文教部门的教学大纲、教案等，科技领域的科技报告等。
4.日常生活应用文
是轻便型的。主要供个人处理学习、工作和生活中的日常事务。包括书信、条据、一般告启（如启事、声明）等，品类最杂。
这里所作的分类，有人称之为“名目上的分类”，此外还有所谓“等级上的分类”，例如把公文分为上行文、下行文和平行文三种。
第四节应用写作的基本要求
应用写作属指向性明确、非自主性强的书面交际。应用写作的基本要求从实际运用方面来说，可以概括为六条：
一、对象要适宜指正确地确定收文对象，做到指向正确、合适。
搞错收文对象，应用文的现实效用将会受到很大的影响。例如，用公函向有关部门请求批准，哪一个是有关的主管部门，这要弄清楚。不然，很可能问题得不到及时的解决。
搞错收文对象，有时还会损害所用应用文的合法性。这在行政公文和司法文书中表现得最为突出。例如，各级人民政府的“议案”的主送机关只能是同级人大及其常委会，不能向上一级人大及其常务委员会。又如，法律文书如起诉状在书写法院名称时应严格遵守诉讼法中关于级别管辖、地域管辖、移送管辖和指定管辖的有关规定，正确选择受理法院。
就公文写作而言，“对象要适宜”指的是主送、抄送机关的确定要正确、适宜。
《国家行政机关公文处理办法》（国务院办公厅1987年2月18日发布，1993年11月21日修订，下同）第18条规定，“‘请示’一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人”。
《中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于向省委、省政府报送文件有关事项的通知》（粤委办[1995]85号）也明文规定：“文件的主送机关要定得准确。各市党委和人民政府、省直各单位应根据隶属关系、职权范围和文件的内容行文。属于党委职权范围内的工作，以党委（党组）名义报省委；属政府职权范围内的工作，以政府或部门的名义报省政府。报省委的文件如果同时需要省政府知道的，主送单位应当写‘省委、省政府’；报省政府的文件如果同时需要省委知道的，主送单位应当写‘省政府并报省委’”；“不要越级上报请示件”。
在公文写作中，明确收文对象不仅是行文规则的要求，也是保证公文的现实效用的需要。政府机关实行分工负责制，各司其职。这就要求做到谁主管请示谁。
明确受文对象，并不仅仅是语文写作方面的问题。
二、文体要恰当指根据行文的目的、范围、内容等正确使用文体。
应用文的文体与一般文章的文体涵义略有区别。应用文的文体往往表现为文体的名称。因此，应用文写作中文体要恰当，也往往是指使用的文体名称要恰当。
一般文章可淡化文体观念，而应用文则不然。各种应用文体都有一定的使用范围，适用的场合，具有一定的功能。
“文体要恰当”这在法定公文中尤为重要。因为“不同的公文名称，反映着不同的目的和要求，也反映着行文机关之间的关系和发文机关的权限范围。划清各种公文名称的使用界限，正确地使用公文名称，对于做好文书处理工作，具有重要意义。”（1957年11月国务院秘书厅《关于对公文名称和体式问题的几点意见（稿）》）
《中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于向省委、省政府报送文件有关事项的通知》中曾明确要求：“正确使用文种。要求省委、省政府批复的事项，应当用请示上报，并一文一事。”“在一般情况下，各级党委的职能部门不能对下级党委发布指示性文件。”
文体要恰当，就文体名称的使用上来说，须注意以下几点：
1．忌张冠李戴。这就要求在选用文体名称时，应当在以下“四看”方面下功夫：
（1）看对象，看行文关系。例如，在行政公文中，同是请求批准，给上级机关的应用“请示”，而给“有关主管部门”的则应当用“函”。
（2）看内容性质、主旨要求。例如，在行政公文中，同是给上级机关发文，如果只是汇报工作、反映情况或提出建议，就应当用“报告”，如果是请求指示或批准，则应当用“请示”。
（3）看作者的地位、权限。仍以行政公文为例，象“命令”、“公告”就不是一般的机关单位有资格使用的。
（4）看交际领域、使用场合等。例如，“海报”一般用于传播有关文艺体育、集会等的信息，推销猪苗就不宜用海报。
2．不生造文种（包括不用已废弃的文种）如“启示”、“速报”、“请示报告”。
3．留意文种方面的变化。
国家行政机关公文文种自1981年以来已有3次较大的变化：
9类15种（1981年2月27日起）→10类15种（1987年2月28日起）→12类13种（1994年1月1日起）
文种方面的变化与现实生活紧密联系，也从一个侧面反映了应用文的实用性。文种方面的变化主要有以下几种情况：
a．增减b．改换（名称的变换）c．功能上的变化。如公函，1987年以后增设了一项功能：“向有关主管部门请求批准”。
三、主旨要明确（这主要是与文艺作品相比较）
主旨：行文的目的、意图、基本观点、意见、要求等。文艺作品允许而且往往追求主题的含蓄性、多义性、模糊性。恩格斯《致玛·哈克耐斯》：“作者的见解愈隐蔽，对艺术作品就愈好”。文艺作品允许“作者未必然，而读者未必不然”。而应用文则强调主旨明确，不求含蓄，切忌模糊。“诗多义”、“诗无达诂”在应用文写作中是没有市场的。
写应用文，不但自己要明确主旨，而且要让读者也能迅捷而准确地了解作者发文的主旨。否则就会损害应用文的实用性。如某校团委给党委写的一份《关于组织登山比赛活动的请示》，旨在申请活动经费，由于文中虽然详细地说明了组织该项活动的目的意图、比赛的时间、地点、经费开支的安排等，却没有提及经费困难，没有明确提出请求拨款的要求，加上标题又没有反映出申请经费的意思，结果使学校党委发生别解，以为发文者只是申请
批准组织该项活动。像这样的应用文其主旨就是不明确的。
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