私人和公务信函概述_商务口语
书信是日常生活中常用的文体,是用以交涉事宜、传达、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函(business letter or official correspondence)和私人信件(private letter)两大类。值得注意的是,书信的写法与汉语书信有一些明显区别,应特别加以区分。
书信通常包括下面几个组成部分:信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。下面我们将逐个进行介绍。
1.信端(heading)
信端即信头,一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。
西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。
信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处,何时发出,便于复信和查阅。用一般的信纸写信时,信端应写在信纸的右上角,若字数较多,可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少,可适当多向右移一些,使整个信端的重心落在右上角。
信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从目前情况来看,前者更为常用。
采用并列式时,每行开头要左对齐;采用斜列式时,每行开头逐次向右移二三个字母的距离。
例如
(1)并列式
16 fuxing street
haidian district
beijing
post code: 100035
people’s republic of china
tel: 63211234
aug. 20, 2004
(2)斜列式(indented form)
16 fuxing street
haidian district
beijing
post code: 100035
people’s republic of china
tel: 63211234
aug. 20, 2004
写信端时,先写发信人的地址,地点的名称按由小到大的顺序排列,然后与其它项目和发信日期。具体次序是:第一行写门牌号和街名;第二行写区名、市(县)名、省(州、邦)名,往国外寄的信,还要写上国家的名称;国家名称的前面加上邮政编码,其后可写上电话号码,最后一行写发信日期。如果写信人的地址是机关单位的名称,则将其作为第一行。如果写信人的单位没有门牌号码和街名,则第一行可写上所在班级或专业组的名称;第二行写系、科、室名称;第三行写学校名称;第四行写市(县)、省(州)名称;然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项。
如果使用标点符号,则在每行末尾加逗号,最后一行的末尾加句号。但当前的信件中行末大都不加标点符号,但在每行之内该用标点符号的地方,仍要用标点。
特别要注意的是,门牌号码和街名之间要加逗号。月份和日期之间不可用逗号。在西方国家,城市名称之后往往写有字母或数字(如 new york, 103),表示城市的邮政编码。
关于发信日期的写法,应注意以下几点:
①年份应完全写出,不能简写。
②月份要用名称,不要用数字代替。
③月份名称多用公认的缩写式。但 may, june, july, 因为较短,不可缩写。
④写日期时,可用基数词1,2,3,4,5,……28,29,30,31等,也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基数词,简单明了。
日期可有下列几种写法:
① oct. 20, 2004
② 10 may., 2004
③ 3rd june, 2004
④ sept. 16th, 2004
其中,①最为通用。
2.信内地址(inside address, introductory address)
信内地址收信人的姓名和地址,写在信纸的左上角,从信纸的左边顶格开始写,低于写信人地址和发信日期一二行,也分并列式和斜列式两种,但应与信端的书写格式保持一致。其次序是,先写收信人姓名、头衔和单位名称,占一二行,然后写地址,可占二至四行,例如:
①并列式
ms. joanna kerry
peking university
haidian district, 100871
beijing
china
②斜列式
ms. joanna kerry
peking university
haidian district,100871
beijing
china
3.称呼(salutation)
对收信人的称呼应自成一行,写在低于信内地址一二行的地方,从信纸的左边顶格开始写,每个词的开头字母要大写,至于末尾处的符号,英国人用逗号,但美国和加拿大则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。
给外国人写信时,称呼用语要注意以下几点:
①对没有头衔的男性一般称呼 mr. 。mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前,不可只用在名字之前,例如对的称呼,应该是:mr. 或 mr. white, 不可是:mr. phil。若称呼多个男性,则在姓名前用 mr. 的复数形式 messrs. 。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼,例如:messrs. black and brothers 布莱克兄弟公司。
②对女性一般称呼 mrs., madam 或 miss。mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前,或姓氏和名字之前,一般不用在名字前 madame 此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前 mrs. 没有复数形式。若称呼多个女性,则在姓名前用 mme. 的复数形式 mmes. 而对以女子名字为名称的公司、企业可用 mesdames 称呼。 miss 多用于未婚女子,此词可缩写为 ms ,用于姓氏之前或姓氏和名字之前,一般不用于名字之前。
③对收信人的称呼,也可用头衔或职位的名称,不分性别。例如 professor (缩写为 prof.),doctor (缩写为 dr.), general (缩写为 gen.) 。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前,如 prof. (phil)white等。
④对外公函中对收信人的称呼,可用 gentlemen (而不是 gentleman),dear sir (s)和 my dear sir(s)等。gentlemen 之前不能加 dear, 后面也不能带姓名。用 sirs 时,前面常用 dear 一词,但也可单独用 sir。若收信人是妇女,则无论已婚或未婚,都可单独使用 madam 或其复数 mesdames。
⑤对外国高级官员的称呼,如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等,可用(dear)sir, (dear)mr. chairman,(dear)mr. premier, (my dear)mr. ambassador,your excellency (复数为 excellencies)。
⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主,可以 sir 称呼,对女王、女皇和皇后等女性君主,可用 madam 称呼。有时也用 your majesty 称呼以表示。客气和尊敬your majesty 可兼指男性和女性,其复数为 your majesties。
⑦对王室成员,如太子、王子、亲王和公主等,一般可用(dear)sir 或(dear)madam 但在正式尊称时,一般用 your highness (复数为 highnesses)。
收信人称呼
先生(男人)mr./esq.
夫人(已婚)mrs.
小姐(未婚)miss
夫人、小姐统称ms.
夫妇俩人mr.and mrs.
两位或两位以上男子messrs
两位或两位以上女子(已婚)mesdames
两位或两位以上小姐(未婚)misses
常见的头衔(汉英对照)如下:
教授professor
博士doctor(dr.,ph.d.)
医学博士medical doctor(m.d.)
**或校长president
主席或董事长chairman
副主席或副董事长vice chairman
副**或副校长vice president
首相prime minister
总理premier
省长或州长governor
市长mayor
参议员senator
大使ambassador
秘书长secretary general
一秘first secretary
二秘second secretary
院长director,dean
副院长vice director
系主任dean,head,chair
馆长chief librarian,curator
阁下excellency
神父father
4.信的正文(body of the letter)
信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时,正文一般开门见山,内容简单明了,条理清楚。在写私人信件时,信写好之后若有什么遗漏,可用 p. s.表示补叙。
5.结束语(complimentary close)
结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称,只占一行,低于正文一二行,从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写,末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定例如写给机关、团体或不相识的人的信,一般用:
yours (very) truly, yours (very) faithfully,yours (very) sincerely, 等等。
写给上级和长者的信一般可用:
yours (very) respectfully, yours (very) obediently, yours gratefully, yours appreciatively, your obedient servant, 等等。
写给同志或同事的信一般可用:
fraternally yours, comradely yours,等等。
写给熟人或朋友的信可用:
yours, ever yours, yours affectionately, as ever, yours sincerely yours devotedly, (most) fondly yours, yours excitedly, intimately yours,等等。
写给亲属或挚友的信一般用:
yours, ever yours, yours as ever, as ever, yours affectionately, lovingly yours, (much) love, with love,lovingly, your loving son, your most affectionate, your devoted friend, devotedly, 等等,意即:“您的”、“永远是您的”、“您的亲爱的”、“您的爱子(孩子、姐妹、侄、侄女、祖母)” 、“您的挚友”等。
写给挚友的信有时也可用:
yours hurriedly, yours hastily, yours in haste, 等等。
写信给挚友,表示歉意时,可用:
contritely yours, regretfully yours, yours in (with) regret, yours in (with) deep remorse 等。
在欧洲一些国家里,多把yours 放在 sincerely等词的前面。在美国和加拿大等国,则多用,把 yours 放在 sincerely 等词之后。yours 一词有时也可省略。
6.签名(signature)
信末的签名一般低于结束语一二行,从信纸中间偏右的地方开始写。若写信人是女性,与收信人又不相识,则一般在署名前用括号注上 miss, mrs.或 ms.,以便对方回信时知道如何称呼。有的还有署名后写上自己的职称、职务或头衔
7.附件(enclosure)
信件若有附件,应在左下角注明 encl. 或 enc.。若附件不止一个,则应写出2(或3,4,5等)encls.,例如:
enc: resume
encls:grade certificate
8.再启(postscript, 缩写为 p. s.)
再启部分用于补叙正文中遗漏的话,一般应尽量少用,正式的函件中更应避免使用。
私人和公务信函--注意事项
首先,写信者应设身处地想到对方,尊重对方的风俗习惯。
其次,信应该行文流畅、言简意赅,避免冗长。这就是说,写信者应用尽可能少的文字表达其必须传递的信息,而且写信者应将其所需传递的表达清楚,以免对方产生误解。书信交往,同样需要以礼待人。因而在写信过程中,要避免伤害对方感情,措辞上多选用些礼貌婉转词语。
最后,除了避免语法、拼写、标点错误外,信中所引用的史料、数据等也应准确无误。
书信通常包括下面几个组成部分:信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。下面我们将逐个进行介绍。
1.信端(heading)
信端即信头,一般包括写信人的地址和写信日期。一些正式信函的信端还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码等。
西方国家中有些信端甚至还有单位负责人的姓名、职务和职称等。
信端的目的是使收信人一看便知道书信来自何处,何时发出,便于复信和查阅。用一般的信纸写信时,信端应写在信纸的右上角,若字数较多,可从信纸中间或偏右的地方写起。若字数较少,可适当多向右移一些,使整个信端的重心落在右上角。
信端的写法主要有并列式和斜列式两种。从目前情况来看,前者更为常用。
采用并列式时,每行开头要左对齐;采用斜列式时,每行开头逐次向右移二三个字母的距离。
例如
(1)并列式
16 fuxing street
haidian district
beijing
post code: 100035
people’s republic of china
tel: 63211234
aug. 20, 2004
(2)斜列式(indented form)
16 fuxing street
haidian district
beijing
post code: 100035
people’s republic of china
tel: 63211234
aug. 20, 2004
写信端时,先写发信人的地址,地点的名称按由小到大的顺序排列,然后与其它项目和发信日期。具体次序是:第一行写门牌号和街名;第二行写区名、市(县)名、省(州、邦)名,往国外寄的信,还要写上国家的名称;国家名称的前面加上邮政编码,其后可写上电话号码,最后一行写发信日期。如果写信人的地址是机关单位的名称,则将其作为第一行。如果写信人的单位没有门牌号码和街名,则第一行可写上所在班级或专业组的名称;第二行写系、科、室名称;第三行写学校名称;第四行写市(县)、省(州)名称;然后再写邮政编码、国名、电话号码、发信日期等项。
如果使用标点符号,则在每行末尾加逗号,最后一行的末尾加句号。但当前的信件中行末大都不加标点符号,但在每行之内该用标点符号的地方,仍要用标点。
特别要注意的是,门牌号码和街名之间要加逗号。月份和日期之间不可用逗号。在西方国家,城市名称之后往往写有字母或数字(如 new york, 103),表示城市的邮政编码。
关于发信日期的写法,应注意以下几点:
①年份应完全写出,不能简写。
②月份要用名称,不要用数字代替。
③月份名称多用公认的缩写式。但 may, june, july, 因为较短,不可缩写。
④写日期时,可用基数词1,2,3,4,5,……28,29,30,31等,也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基数词,简单明了。
日期可有下列几种写法:
① oct. 20, 2004
② 10 may., 2004
③ 3rd june, 2004
④ sept. 16th, 2004
其中,①最为通用。
2.信内地址(inside address, introductory address)
信内地址收信人的姓名和地址,写在信纸的左上角,从信纸的左边顶格开始写,低于写信人地址和发信日期一二行,也分并列式和斜列式两种,但应与信端的书写格式保持一致。其次序是,先写收信人姓名、头衔和单位名称,占一二行,然后写地址,可占二至四行,例如:
①并列式
ms. joanna kerry
peking university
haidian district, 100871
beijing
china
②斜列式
ms. joanna kerry
peking university
haidian district,100871
beijing
china
3.称呼(salutation)
对收信人的称呼应自成一行,写在低于信内地址一二行的地方,从信纸的左边顶格开始写,每个词的开头字母要大写,至于末尾处的符号,英国人用逗号,但美国和加拿大则多用冒号。称呼用语可视写信人与收信人的关系而定。
给外国人写信时,称呼用语要注意以下几点:
①对没有头衔的男性一般称呼 mr. 。mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前,不可只用在名字之前,例如对的称呼,应该是:mr. 或 mr. white, 不可是:mr. phil。若称呼多个男性,则在姓名前用 mr. 的复数形式 messrs. 。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼,例如:messrs. black and brothers 布莱克兄弟公司。
②对女性一般称呼 mrs., madam 或 miss。mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前,或姓氏和名字之前,一般不用在名字前 madame 此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前 mrs. 没有复数形式。若称呼多个女性,则在姓名前用 mme. 的复数形式 mmes. 而对以女子名字为名称的公司、企业可用 mesdames 称呼。 miss 多用于未婚女子,此词可缩写为 ms ,用于姓氏之前或姓氏和名字之前,一般不用于名字之前。
③对收信人的称呼,也可用头衔或职位的名称,不分性别。例如 professor (缩写为 prof.),doctor (缩写为 dr.), general (缩写为 gen.) 。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前,如 prof. (phil)white等。
④对外公函中对收信人的称呼,可用 gentlemen (而不是 gentleman),dear sir (s)和 my dear sir(s)等。gentlemen 之前不能加 dear, 后面也不能带姓名。用 sirs 时,前面常用 dear 一词,但也可单独用 sir。若收信人是妇女,则无论已婚或未婚,都可单独使用 madam 或其复数 mesdames。
⑤对外国高级官员的称呼,如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等,可用(dear)sir, (dear)mr. chairman,(dear)mr. premier, (my dear)mr. ambassador,your excellency (复数为 excellencies)。
⑥对君主制国家的国王和皇帝等男性君主,可以 sir 称呼,对女王、女皇和皇后等女性君主,可用 madam 称呼。有时也用 your majesty 称呼以表示。客气和尊敬your majesty 可兼指男性和女性,其复数为 your majesties。
⑦对王室成员,如太子、王子、亲王和公主等,一般可用(dear)sir 或(dear)madam 但在正式尊称时,一般用 your highness (复数为 highnesses)。
收信人称呼
先生(男人)mr./esq.
夫人(已婚)mrs.
小姐(未婚)miss
夫人、小姐统称ms.
夫妇俩人mr.and mrs.
两位或两位以上男子messrs
两位或两位以上女子(已婚)mesdames
两位或两位以上小姐(未婚)misses
常见的头衔(汉英对照)如下:
教授professor
博士doctor(dr.,ph.d.)
医学博士medical doctor(m.d.)
**或校长president
主席或董事长chairman
副主席或副董事长vice chairman
副**或副校长vice president
首相prime minister
总理premier
省长或州长governor
市长mayor
参议员senator
大使ambassador
秘书长secretary general
一秘first secretary
二秘second secretary
院长director,dean
副院长vice director
系主任dean,head,chair
馆长chief librarian,curator
阁下excellency
神父father
4.信的正文(body of the letter)
信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时,正文一般开门见山,内容简单明了,条理清楚。在写私人信件时,信写好之后若有什么遗漏,可用 p. s.表示补叙。
5.结束语(complimentary close)
结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称,只占一行,低于正文一二行,从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写,末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定例如写给机关、团体或不相识的人的信,一般用:
yours (very) truly, yours (very) faithfully,yours (very) sincerely, 等等。
写给上级和长者的信一般可用:
yours (very) respectfully, yours (very) obediently, yours gratefully, yours appreciatively, your obedient servant, 等等。
写给同志或同事的信一般可用:
fraternally yours, comradely yours,等等。
写给熟人或朋友的信可用:
yours, ever yours, yours affectionately, as ever, yours sincerely yours devotedly, (most) fondly yours, yours excitedly, intimately yours,等等。
写给亲属或挚友的信一般用:
yours, ever yours, yours as ever, as ever, yours affectionately, lovingly yours, (much) love, with love,lovingly, your loving son, your most affectionate, your devoted friend, devotedly, 等等,意即:“您的”、“永远是您的”、“您的亲爱的”、“您的爱子(孩子、姐妹、侄、侄女、祖母)” 、“您的挚友”等。
写给挚友的信有时也可用:
yours hurriedly, yours hastily, yours in haste, 等等。
写信给挚友,表示歉意时,可用:
contritely yours, regretfully yours, yours in (with) regret, yours in (with) deep remorse 等。
在欧洲一些国家里,多把yours 放在 sincerely等词的前面。在美国和加拿大等国,则多用,把 yours 放在 sincerely 等词之后。yours 一词有时也可省略。
6.签名(signature)
信末的签名一般低于结束语一二行,从信纸中间偏右的地方开始写。若写信人是女性,与收信人又不相识,则一般在署名前用括号注上 miss, mrs.或 ms.,以便对方回信时知道如何称呼。有的还有署名后写上自己的职称、职务或头衔
7.附件(enclosure)
信件若有附件,应在左下角注明 encl. 或 enc.。若附件不止一个,则应写出2(或3,4,5等)encls.,例如:
enc: resume
encls:grade certificate
8.再启(postscript, 缩写为 p. s.)
再启部分用于补叙正文中遗漏的话,一般应尽量少用,正式的函件中更应避免使用。
私人和公务信函--注意事项
首先,写信者应设身处地想到对方,尊重对方的风俗习惯。
其次,信应该行文流畅、言简意赅,避免冗长。这就是说,写信者应用尽可能少的文字表达其必须传递的信息,而且写信者应将其所需传递的表达清楚,以免对方产生误解。书信交往,同样需要以礼待人。因而在写信过程中,要避免伤害对方感情,措辞上多选用些礼貌婉转词语。
最后,除了避免语法、拼写、标点错误外,信中所引用的史料、数据等也应准确无误。