功能先进的文档管理网络系统_信息技术论文

电子计算机是本世纪最重要的技术成果之一。银行从出于生存竞争和发展经济的需要，是最早关注和使用这一成果的领域。十几年来，除了将计算机引入各种业务管理和开创新型业务外，还大大优化了经营管理方式和决策过程，包括文档的现代化管理。工商银行也率先在全国使用。文档管理网络系统选择了世界最先进的lotus notes作为其支持软件平台，全面实现了对非结构化信息的管理和共享，符合当代技术发展趋势。本文在此将该系统的网络配置环境和体系结构及基本功能介绍给大家，希望有助于其他行业的朋友们能借鉴。

一、系统的网络配置环境

进入九十年代以来，计算机网络技术不断发展，计算机科学界兴起了一个全新的跨学科的研究领域棗计算机支持的协同工作cscw (computer supported cooperative work)，它涉及到计算机科学、社会学、组织理论、人类学，信息等多种学科。随着cscw理论的发展，人们开始推出cscw的商品化产品，称之为群件（groupware）。比较成熟著名的群件有ibm lotus公司的lotus notes,microsoft公司的exchange server，attach mate 公司的openmind等。其中lotus notes的功能最强，更多地体现了cscw的一些理论。它具有强大的管理和共享机制，内含工作流程软件开发环境的特点，是目前实现办公自动化系统最理想的软件平台。工商银行的文档管理网络系统以notes为开发环境，这种基于notes的计算机协同工作环境的配置相当灵活，既可以适应局部用户需求的notes局域网，也可以满足异地通信需要的广域网。其系统的网络配置环境如图：在整个网络中，采用了tcp/ip通讯协议。系统的局域网有两部分：一是总行文档服务器，总行各打字工作站，总行公文工作站，总行档案工作站；二是各分行文档服务器，分行各打字工作站，分行工作站，档案工作站，网卡以及互连设备组成。系统的广域网由总行文档服务器，各分行文档服务器、工作站、各地市行文档工作站、加密机、调制解调器及互连设备组成。系统以总行为网络核心，由公共电话网（pstn）通过notes的同步复制机制完成文档的传送。文档服务器安装了windows nt4.0，lotus domino，文档服务器系统软件。客户工作站安装windows95，lotus notes，文档系统软件。

二、系统的体系结构

信息数据可以分为结构化数据和非结构化数据两种。目前数据库市场上的关系型数据库管理系统如foxpro、sybase、 db2、sql server等特别适合于管理结构化数据，用于构筑有大量复杂数据的业务处理。而日常办公的文件、图表、档案管理信息以及声音，视频等非结构化数据适合用像lotus notes这样的文档数据库管理系统来管理。工商银行的办公自动化（简称oa office automation）网络系统既要管理非结构化数据又要管理结构化数据。它将二种数据库有机地结合起来，充分发挥了各自的优势。各部门的业务数据采用关系数据库进行统一规划设计，避免了重复建设及“孤岛”的产生，实现了资源共享，其快速关联能力为决策分析提供了有效的手段。而大量的办件、资料、档案、查询、决策分析等都属于非结构化数据，采用notes数据库进行管理，形成了一个完整的、统一高效协调运行的办公应用体系。文档管理网络系统是在notes上的应用，是oa 系统的一个重要组成部分。

3、系统的基本功能

该系统将先进的计算机网络技术、电子邮件、文档数据库管理、电子编辑排版及扫描仪、输出打印设备等高度集成到一起，实现了文档资料处理从起草、编辑、排版、资料查询到文档资料远程、本地传输、接收分检、出样及存档等全过程的自动化，减少了文件、资料传输中的环节，简化了收、发文过程，显著地提高了机关的办公效率，为实现无纸办公、无纸邮件提供了高质量，高速度的传输手段。主要功能有：

（1）多媒体文档管理：多媒体文档管理系统的基本单位是“文档”。一个文档可包含文本、图形、图像、音频及视频等，主要管理办档，如红头文件的收发文处理以及通报、简讯、报告，软件文档、服务、会议纪要、公告、工作、通知、大事记等。收文处理主要有登录，分发，拟办，批办，存档。发文处理主要有拟稿、会签、签发、登记、发文、承办、催办、审核、归档。归档处理后的文档资料可在文件库和档案库中浏览、查询。

（2）文档编辑排版 具有文字录入、编辑、排版，给文档实体加盖电子印章和附件扫描等功能。

（3）电子邮件 电子邮件是群件最突出的功能之一，它在群件系统中起到信息传递的作用，同时也是群件应用的关键技术之一。电子邮件提供了按事务处理流程传送信息的功能。文档管理网络系统通过同步复制机制完成文档传送。传输速度快，费用低。

随着计算机网络技术的成熟和发展，文档管理网络系统在办公事务处理中发挥着越来越重要的作用。在应用过程中，还将不断吸收新技术，使它更加完善，更加适用。